TANGGUNG JAWAB SOSIAL MANAJER / PERUSAHAAN
Tanggung jawab Sosial Perusahaan atau Corporate Social Responsibility (selanjutnya dalam artikel akan disingkat CSR) adalah suatu konsep bahwa organisasi, khususnya (namun bukan hanya) perusahaan adalah memiliki suatu tanggung jawab terhadap konsumen, karyawan, pemegang saham, komunitas dan lingkungan dalam segala aspek operasional perusahaan.
CSR berhubungan erat dengan "pembangunan berkelanjutan", di mana ada argumentasi bahwa suatu perusahaan dalam melaksanakan aktivitasnya harus mendasarkan keputusannya tidak semata berdasarkan faktor keuangan, misalnya keuntungan atau deviden melainkan juga harus berdasarkan konsekuensi sosial dan lingkungan untuk saat ini maupun untuk jangka panjang
Analisis dan pengembangan
Hari ini yang menjadi perhatian terbesar dari peran perusahaan dalam masyarakat telah ditingkatkan yaitu dengan peningkatan kepekaan dan kepedulian terhadap lingkungan dan masalah etika. Masalah seperti perusakan lingkungan, perlakuan tidak layak terhadap karyawan, dan cacat produksi yang mengakibatkan ketidak nyamanan ataupun bahaya bagi konsumen adalah menjadi berita utama surat kabar. Peraturan pemerintah pada beberapa negara mengenai lingkungan hidup dan permasalahan sosial semakin tegas, juga standar dan hukum seringkali dibuat hingga melampaui batas kewenangan negara pembuat peraturan (misalnya peraturan yang dibuat oleh Uni Eropa. Beberapa investor dan perusahaan manajemen investasi telah mulai memperhatikan kebijakan CSR dari suatu perusahaan dalam membuat keputusan investasi mereka, sebuah praktek yang dikenal sebagai "Investasi bertanggung jawab sosial" (socially responsable investing).
Banyak pendukung CSR yang memisahkan CSR dari sumbangan sosial dan "perbuatan baik" (atau kedermawanan seperti misalnya yang dilakukan oleh Habitat for Humanity atau Ronald McDonald House), namun sesungguhnya sumbangan sosial merupakan bagian kecil saja dari CSR. Perusahaan di masa lampau seringkali mengeluarkan uang untuk proyek-proyek komunitas, pemberian beasiswa dan pendirian yayasan sosial. Mereka juga seringkali menganjurkan dan mendorong para pekerjanya untuk sukarelawan (volunteer) dalam mengambil bagian pada proyek komunitas sehingga menciptakan suatu itikad baik dimata komunitas tersebut yang secara langsung akan meningkatkan reputasi perusahaan serta memperkuat merek perusahaan. Dengan diterimanya konsep CSR, terutama triple bottom line, perusahaan mendapatkan kerangka baru dalam menempatkan berbagai kegiatan sosial diatas.
Kepedulian kepada masyarakat sekitar/relasi komunitas dapat diartikan sangat luas, namun secara singkat dapat dimengerti sebagai peningkatan partisipasi dan posisi organisasi di dalam sebuah komunitas melalui berbagai upaya kemaslahatan bersama bagi organisasi dan komunitas. CSR adalah bukan hanya sekedar kegiatan amal, di mana CSR mengharuskan suatu perusahaan dalam pengambilan keputusannya agar dengan sungguh-sungguh memperhitungkan akibat terhadap seluruh pemangku kepentingan (stakeholder) perusahaan, termasuk lingkungan hidup. Hal ini mengharuskan perusahaan untuk membuat keseimbangan antara kepentingan beragam pemangku kepentingan eksternal dengan kepentingan pemegang saham, yang merupakan salah satu pemangku kepentingan internal.
Dunia bisnis selama setengah abad terakhir, telah menjelma menjadi institusi paling berkuasa diatas planet ini. Institusi yang dominan di masyarakat manapun harus mengambil tanggung jawab untuk kepentingan bersama setiap keputusan yang dibuat, setiap tindakan yang diambil haruslah dilihat dalam kerangka tanggung jawab tersebut.
Sebuah definisi yang luas oleh World Business Council for Sustainable Development (WBCSD) yaitu suatu asosiasi global yang terdiri dari sekitar 200 perusahaan yang secara khusus bergerak dibidang "pembangunan berkelanjutan" (sustainable development) yang menyatakan bahwa:
" CSR adalah merupakan suatu komitmen berkelanjutan oleh dunia usaha untuk bertindak etis dan memberikan kontribusi kepada pengembangan ekonomi dari komunitas setempat ataupun masyarakat luas, bersamaan dengan peningkatan taraf hidup pekerjanya beserta seluruh keluarganya".
Jumat, 29 November 2013
Pembagian kerja berdasarkan gender
Pembagian Kerja Berdasarkan Gender (Gender Division of Labour) adalah semua konsep dan praktik pada masyarakat tertentu yang membagi peranan dan pekerjaan berdasarkan jenis kelamin. Pembagian pekerjaan berdasarkan gender ini berbeda-beda antara satu masyarakat dan budaya dengan masyarakat dan budaya lainnya, dan bisa berubah karena adanya perubahan kondisi ekternal dan perubahan waktu. Dengan pembagian ini, dalam konteks tertentu pola-pola “siapa bekerja apa” berdasarkan gender dan “bagaimana” hasil pekerjaan tersebut diberikan penghargaan.
Pembagian kerja berdasarkan jenis kelamin dapat dibagi dalam dua jenis, yaitu: produksi, reproduksi dan komunitas atau yang disebut juga 3 peran gender (triple role), yaitu sbb:
Kerja produktif adalah semua pekerjaan yang berkaitan dengan produksi barang dan jasa untuk mendapatkan penghasilan dan subsitensi (pemenuhan kebutuhan dasar). Jenis pekerjaan kategori inilah yang paling utama diakui dan dianggap lebih bernilai sebagai pekerjaan baik oleh individu maupun masyarakat, secara umum yang paling banyak dimasukkan ke dalam statistik ekonomi nasional. Perempuan dan laki-laki sama-sama bekerja untuk pekerjaan produktif, namun tidak semua dari jenis pekerjaan ini sama nilai atau harganya.
Kerja reproduktif adalah pekerjaan yang berkaitan dengan perawatan dan pemeliharaan rumah tangga dan anggotanya, seperti memasak, mencuci, membersihkan, merawat, menjaga dan membesarkan anak, memelihara tempat tinggal, dst. Jenis pekerjaan ini sangat dibutuhkan dan penting sifatnya, akan tetapi sering dianggap tidak sama nilainya dengan pekerjaan produktif. Pekerjaan ini penting bagi keberlangsungan hidup manusia serta berguna untuk pemeliharaan dan reproduksi tenaga kerja, namun jarang sekali dianggap sebagai pekerjaan ‘riil’. Sevagai contoh, ketika orang ditanya apa pekerjaan mereka, tanggapan mereka adalah biasanya berkaitan dengan pekerjaan yang dibayar atau pekerjaan untuk peningkatan pendapatan. Biasanya pekerjaan reproduktif umumnya tidak dibayar dan tidak diperhitungkan dalam statistik ekonomi yang konvensional. Umumnya pekerjaan ini dilakukan oleh perempuan.
Kerja komunitas adalah kegiatan yang dilakukan untuk aktivitas kemasyarakatan seperti upacara dan perayaan yang tujuannya untuk meningkatkan solidaritas dalam masyarakat serta mempertgahankan tradisi setempat, serta meningkatkan partisipasi dalam kelompok atau organisasi sosial, kegiatan politik di tingkat lokal, dst. Tipe pekerjaan ini jarang sekali diperhitungkan dalam analisis ekonomi dan dianggap sebagai dilakukan sebagai pekerjaan sukarela dan dianggap penting untuk pengembangan spiritual dan kultural dari suatu komunitas. Baik perempuan dan laki-laki terlibat dalam kegiatan kemasyarakatan ini, meskipun tidak terlepas dari sistim pembagian kerja berdasarkan gender. Jenis kerja komunitas ini diklasifikasi atas dua tipe, yaitu:
a. Pekerjaan yang berkaitan dengan pemeliharaan komunitas (community-managing activitis) adalah pekerjaan yang paling banyak dilakukan oleh perempuan sebagai perpanjangan dari peran reproduktif mereka. Kegiatan ini dilakukan untuk menjamin adanya pengadaan dan pemeliharaan atas sumber-sumberdaya yang terbatas yang dimanfaatkan oleh setiap orang seperti air, perawatan kesehatan, dan pendidikan. Pekerjaan ini bersifat sukarela, dilakukan pada ‘waktu luang’ perempuan.
b. Pekerjaan yang berkaitan dengan politik masyarakat (community politics) adalah pekerjaan yang umumnya dilakukan oleh kaum laki-laki dalam organisasi politik formal, seringkali dalam kerangka politik nasional. Umumnya mereka dibayar secara tunai dalam pekerjaan ini, atau mendapat keuntungan secara tidak langsung dengan meningkatnya status atau kuasa. - See more at: http://sosiologipendidikan.blogspot.com/2013/07/gender-dan-pembagian-kerja-dalam.html#sthash.ImDjChiL.dpuf
Pembagian kerja berdasarkan jenis kelamin dapat dibagi dalam dua jenis, yaitu: produksi, reproduksi dan komunitas atau yang disebut juga 3 peran gender (triple role), yaitu sbb:
Kerja produktif adalah semua pekerjaan yang berkaitan dengan produksi barang dan jasa untuk mendapatkan penghasilan dan subsitensi (pemenuhan kebutuhan dasar). Jenis pekerjaan kategori inilah yang paling utama diakui dan dianggap lebih bernilai sebagai pekerjaan baik oleh individu maupun masyarakat, secara umum yang paling banyak dimasukkan ke dalam statistik ekonomi nasional. Perempuan dan laki-laki sama-sama bekerja untuk pekerjaan produktif, namun tidak semua dari jenis pekerjaan ini sama nilai atau harganya.
Kerja reproduktif adalah pekerjaan yang berkaitan dengan perawatan dan pemeliharaan rumah tangga dan anggotanya, seperti memasak, mencuci, membersihkan, merawat, menjaga dan membesarkan anak, memelihara tempat tinggal, dst. Jenis pekerjaan ini sangat dibutuhkan dan penting sifatnya, akan tetapi sering dianggap tidak sama nilainya dengan pekerjaan produktif. Pekerjaan ini penting bagi keberlangsungan hidup manusia serta berguna untuk pemeliharaan dan reproduksi tenaga kerja, namun jarang sekali dianggap sebagai pekerjaan ‘riil’. Sevagai contoh, ketika orang ditanya apa pekerjaan mereka, tanggapan mereka adalah biasanya berkaitan dengan pekerjaan yang dibayar atau pekerjaan untuk peningkatan pendapatan. Biasanya pekerjaan reproduktif umumnya tidak dibayar dan tidak diperhitungkan dalam statistik ekonomi yang konvensional. Umumnya pekerjaan ini dilakukan oleh perempuan.
Kerja komunitas adalah kegiatan yang dilakukan untuk aktivitas kemasyarakatan seperti upacara dan perayaan yang tujuannya untuk meningkatkan solidaritas dalam masyarakat serta mempertgahankan tradisi setempat, serta meningkatkan partisipasi dalam kelompok atau organisasi sosial, kegiatan politik di tingkat lokal, dst. Tipe pekerjaan ini jarang sekali diperhitungkan dalam analisis ekonomi dan dianggap sebagai dilakukan sebagai pekerjaan sukarela dan dianggap penting untuk pengembangan spiritual dan kultural dari suatu komunitas. Baik perempuan dan laki-laki terlibat dalam kegiatan kemasyarakatan ini, meskipun tidak terlepas dari sistim pembagian kerja berdasarkan gender. Jenis kerja komunitas ini diklasifikasi atas dua tipe, yaitu:
a. Pekerjaan yang berkaitan dengan pemeliharaan komunitas (community-managing activitis) adalah pekerjaan yang paling banyak dilakukan oleh perempuan sebagai perpanjangan dari peran reproduktif mereka. Kegiatan ini dilakukan untuk menjamin adanya pengadaan dan pemeliharaan atas sumber-sumberdaya yang terbatas yang dimanfaatkan oleh setiap orang seperti air, perawatan kesehatan, dan pendidikan. Pekerjaan ini bersifat sukarela, dilakukan pada ‘waktu luang’ perempuan.
b. Pekerjaan yang berkaitan dengan politik masyarakat (community politics) adalah pekerjaan yang umumnya dilakukan oleh kaum laki-laki dalam organisasi politik formal, seringkali dalam kerangka politik nasional. Umumnya mereka dibayar secara tunai dalam pekerjaan ini, atau mendapat keuntungan secara tidak langsung dengan meningkatnya status atau kuasa. - See more at: http://sosiologipendidikan.blogspot.com/2013/07/gender-dan-pembagian-kerja-dalam.html#sthash.ImDjChiL.dpuf
Pembagian Kerja
• Tujuan Suatu Organisasi Adalah Untuk Mecapai Tujuan Dimana
Individu-individu Tidak Dapat Mencapainya Sendiri.
• Tiang Dasar Pengorganisasian Adalah Prinsip Pembagian Kerja (Division Of Labor) Yang Memungkinkan nergy Terjadi.
Misalnya : Pembagian Kerja Dalam Team Sepak Bola :
Dimana Ada Manajer Tim, Kepada Pelatih, Asisten Pelatih, Dokter Tim, Penjaga Gawang,
Pengelompokan Segmen-segmen Pekerjaan:
Yaitu Keseluruhan Bagan Menunjukkan Atas Dasar Apa Kegiatan-kegiatan Organisasi Dibagi Dasar Fungsional Atau Divisional, Atau Lainnya (Departementalisasi).
Tingkatan Manajemen:
Yaitu Suatu Bagan Tidak Hanya Menunjukkan Manajer Dan Bawahan Tetapi Juga Keseluruhan Hirarki Manajemen.
Bentuk-bentuk Bagan Organisasi :
• Bentuk Piramid.
Bentuk Ini Yang Paling Banyak Diguakan, Karena Sederhana, Jelas Dan Mudah Dimengerti.
• Bentuk Vertikal.
Bentuk Vertikal Agak Menyerupai Bentuk Piramid, Yaitu Dalam Pelimpahan Kekuasaan Dari Atas Ke Bawah, Hanya Bagan Vertikal Berwujud Tegak Sepenuhnya.
• Bentuk Horizontal.
Bagan Ini Digambarkan Secara Mendatar.
• Bentuk Lingkaran.
Hubungan Antara Satu Jabatan Dengan Jabatan .
Masalah Dalam Koordinasi
• Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu
• Perbedaan dalam orientasi waktu
• Perbedaan dalam orientasi antar waktu
• Perbedaan dalam formalitas struktur
Mekanisme Pengkoordinasi Dasar
• Hirarki manajerial
• Aturan dan prosedur
• Rencana dan penetapan tujuan
Jenis-jenis Hirarki
• Hirarki Vertikal (Tall Hierarchy)
• Hirarki Horisontal (Flat Hierarchy)
Hirarki Vertikal dan Horisontal
B. Variabel-variabel Organisasi
1) Structure Of Organization ( Struktur Organisasi)
Struktur keorganisasian (organizational structure) dapat dirumuskan sebagai pengaturan dan antar hubungan bagian-bagian komponen dan posisi-posisi suatu perusahaan (stoner, et.al.,1989:264 dalam Winardi).
2) Organization Behavior ( Prilaku organisasi)
Perilaku Organisasi adalah telaah dan penerapan tentang bagaimana orang-orang bertindak di dalam organisasi. Perilaku Organisasi adalah sarana manusia bagi keuntungan manusia. Perilaku Organisasi dapat diterapkan secara luas dalam perilaku orang-orang di semua jenis organisasi, seperti bisnis, pemerintahaan, sekolah, dan organisasi jasa.
3) Organization Change ( Perubahan organsiasi)
Kesuksesan perubahan organisasi tidak hanya tergantung pada kesuksesan implementasi elemen teknis tetapi juga pada kesuksesan dalam mengatasi hambatan yang muncul pada tingkat individu sebagai suatu ketidakpatuhan atau merupakan suatu reaksi negative terhadap perubahan. Perubahan suatu organisasi bisa dilihat dari beberapa variabel yaitu:
a) adanya pergantian staff, adanya mutas tingkat lapisan bawah (labour turn over). Sebuah organisasi yang ingin berkembang maka harus memperhatikan pergantian staff sebagai langkah untuk menormalisasikan organisasi. Karena organisasi yang tidak melakukan pergantian staff, maka besar kemungkinan manajemen didalamnya tidak kondusif dan cendrung menerima apa adanya.
b) Konflik organisasi (Organization conflict). Robbins (1996 dalam Juanita) dalam "Organization Behavior" menjelaskan bahwa konflik adalah suatu proses interaksi yang terjadi akibat adanya ketidaksesuaian antara dua pendapat (sudut pandang) yang berpengaruh atas pihak-pihak yang terlibat baik pengaruh positif maupun pengaruh negatif.
Sedang menurut Luthans dalam Juanita (1981) konflik adalah kondisi yang ditimbulkan oleh adanya kekuatan yang saling bertentengan. Kekuatan-kekuatan ini bersumber pada keinginan manusia.
c) Organization Growth (pertumbuhan organisasi). Tidak dapat dipungkiri bahwa organisasi yang maju selalu mengalami pertumbuhan. Pertumbuhan itu indikasinya adalah adanya peningkatan produksi dan peningkatan kompetensi staff.
d) Adminstration Succession (pergantian pimpinan). Sebuah organisasi yang ingin maju maka idealnya melakukan pergantian pimpinan. Manfaat dari adanya pegantian tersebut adalah untuk memberikan motivasi suasana baru bagi pimpinan dan untuk menghindari adanya kolusi, korupsi dan nepostisme terhadap organisasi.
e) Organization technology ( teknologi organisasi). Organisasi yang memanfaatkan perkembanagan teknologi maka akan mengalami perubahan. Perubahan itu bukan hanya terhadap kemampuan produksi tetapi juga terhadap kinerja staff. Dengan memanfaatkan teknologi maka terjadi efesiensi dan efektivitas kerja.
4) Organization Development ( Perkembangan organisasi).
Yang dimaksud dengan perkembangan organisasi (Organization Development/OD) adalah usaha jangka panjang dalam meningkatkan proses pembaharuan dan pemecahan masalah organisasi yang mendapat dukungan penuh dari manajemen puncak (http://www.geocities.com/WallStreet/6759/od.html.
Pada dasarnya perkembangan organisasi merupakan suatu proses sistematik dan terencana dengan menggunakan praksis maupun prinsip-prinsip ilmu perilaku (psikologi) terapan dalam membawa organisasi menuju peningkatan efektivitas dan kompetensi organisasi. Biasanya perkembangan organisasi diselenggarakan melalui diagnosis dan manajemen kultur organisasi, dengan penekanan pada tim kerja formal, tim temporer, dan kultur antar kelompok. Dalam pelaksanaannya secara aktual, perkembangan organisasi seringkali memanfaatkan jasa konsultan-fasilitator.
Tiga penyebab utama yang mengakibatkan organisasi memerlukan perkembangan, yaitu:
1. Tingkat kompetisi yang makin tinggi di era globalisasi.
2. Kebutuhan akan peningkatan daya tahan organisasi.
3. Kebutuhan akan peningkatan kinerja organisasi.
Individu-individu Tidak Dapat Mencapainya Sendiri.
• Tiang Dasar Pengorganisasian Adalah Prinsip Pembagian Kerja (Division Of Labor) Yang Memungkinkan nergy Terjadi.
Misalnya : Pembagian Kerja Dalam Team Sepak Bola :
Dimana Ada Manajer Tim, Kepada Pelatih, Asisten Pelatih, Dokter Tim, Penjaga Gawang,
Pengelompokan Segmen-segmen Pekerjaan:
Yaitu Keseluruhan Bagan Menunjukkan Atas Dasar Apa Kegiatan-kegiatan Organisasi Dibagi Dasar Fungsional Atau Divisional, Atau Lainnya (Departementalisasi).
Tingkatan Manajemen:
Yaitu Suatu Bagan Tidak Hanya Menunjukkan Manajer Dan Bawahan Tetapi Juga Keseluruhan Hirarki Manajemen.
Bentuk-bentuk Bagan Organisasi :
• Bentuk Piramid.
Bentuk Ini Yang Paling Banyak Diguakan, Karena Sederhana, Jelas Dan Mudah Dimengerti.
• Bentuk Vertikal.
Bentuk Vertikal Agak Menyerupai Bentuk Piramid, Yaitu Dalam Pelimpahan Kekuasaan Dari Atas Ke Bawah, Hanya Bagan Vertikal Berwujud Tegak Sepenuhnya.
• Bentuk Horizontal.
Bagan Ini Digambarkan Secara Mendatar.
• Bentuk Lingkaran.
Hubungan Antara Satu Jabatan Dengan Jabatan .
Masalah Dalam Koordinasi
• Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu
• Perbedaan dalam orientasi waktu
• Perbedaan dalam orientasi antar waktu
• Perbedaan dalam formalitas struktur
Mekanisme Pengkoordinasi Dasar
• Hirarki manajerial
• Aturan dan prosedur
• Rencana dan penetapan tujuan
Jenis-jenis Hirarki
• Hirarki Vertikal (Tall Hierarchy)
• Hirarki Horisontal (Flat Hierarchy)
Hirarki Vertikal dan Horisontal
B. Variabel-variabel Organisasi
1) Structure Of Organization ( Struktur Organisasi)
Struktur keorganisasian (organizational structure) dapat dirumuskan sebagai pengaturan dan antar hubungan bagian-bagian komponen dan posisi-posisi suatu perusahaan (stoner, et.al.,1989:264 dalam Winardi).
2) Organization Behavior ( Prilaku organisasi)
Perilaku Organisasi adalah telaah dan penerapan tentang bagaimana orang-orang bertindak di dalam organisasi. Perilaku Organisasi adalah sarana manusia bagi keuntungan manusia. Perilaku Organisasi dapat diterapkan secara luas dalam perilaku orang-orang di semua jenis organisasi, seperti bisnis, pemerintahaan, sekolah, dan organisasi jasa.
3) Organization Change ( Perubahan organsiasi)
Kesuksesan perubahan organisasi tidak hanya tergantung pada kesuksesan implementasi elemen teknis tetapi juga pada kesuksesan dalam mengatasi hambatan yang muncul pada tingkat individu sebagai suatu ketidakpatuhan atau merupakan suatu reaksi negative terhadap perubahan. Perubahan suatu organisasi bisa dilihat dari beberapa variabel yaitu:
a) adanya pergantian staff, adanya mutas tingkat lapisan bawah (labour turn over). Sebuah organisasi yang ingin berkembang maka harus memperhatikan pergantian staff sebagai langkah untuk menormalisasikan organisasi. Karena organisasi yang tidak melakukan pergantian staff, maka besar kemungkinan manajemen didalamnya tidak kondusif dan cendrung menerima apa adanya.
b) Konflik organisasi (Organization conflict). Robbins (1996 dalam Juanita) dalam "Organization Behavior" menjelaskan bahwa konflik adalah suatu proses interaksi yang terjadi akibat adanya ketidaksesuaian antara dua pendapat (sudut pandang) yang berpengaruh atas pihak-pihak yang terlibat baik pengaruh positif maupun pengaruh negatif.
Sedang menurut Luthans dalam Juanita (1981) konflik adalah kondisi yang ditimbulkan oleh adanya kekuatan yang saling bertentengan. Kekuatan-kekuatan ini bersumber pada keinginan manusia.
c) Organization Growth (pertumbuhan organisasi). Tidak dapat dipungkiri bahwa organisasi yang maju selalu mengalami pertumbuhan. Pertumbuhan itu indikasinya adalah adanya peningkatan produksi dan peningkatan kompetensi staff.
d) Adminstration Succession (pergantian pimpinan). Sebuah organisasi yang ingin maju maka idealnya melakukan pergantian pimpinan. Manfaat dari adanya pegantian tersebut adalah untuk memberikan motivasi suasana baru bagi pimpinan dan untuk menghindari adanya kolusi, korupsi dan nepostisme terhadap organisasi.
e) Organization technology ( teknologi organisasi). Organisasi yang memanfaatkan perkembanagan teknologi maka akan mengalami perubahan. Perubahan itu bukan hanya terhadap kemampuan produksi tetapi juga terhadap kinerja staff. Dengan memanfaatkan teknologi maka terjadi efesiensi dan efektivitas kerja.
4) Organization Development ( Perkembangan organisasi).
Yang dimaksud dengan perkembangan organisasi (Organization Development/OD) adalah usaha jangka panjang dalam meningkatkan proses pembaharuan dan pemecahan masalah organisasi yang mendapat dukungan penuh dari manajemen puncak (http://www.geocities.com/WallStreet/6759/od.html.
Pada dasarnya perkembangan organisasi merupakan suatu proses sistematik dan terencana dengan menggunakan praksis maupun prinsip-prinsip ilmu perilaku (psikologi) terapan dalam membawa organisasi menuju peningkatan efektivitas dan kompetensi organisasi. Biasanya perkembangan organisasi diselenggarakan melalui diagnosis dan manajemen kultur organisasi, dengan penekanan pada tim kerja formal, tim temporer, dan kultur antar kelompok. Dalam pelaksanaannya secara aktual, perkembangan organisasi seringkali memanfaatkan jasa konsultan-fasilitator.
Tiga penyebab utama yang mengakibatkan organisasi memerlukan perkembangan, yaitu:
1. Tingkat kompetisi yang makin tinggi di era globalisasi.
2. Kebutuhan akan peningkatan daya tahan organisasi.
3. Kebutuhan akan peningkatan kinerja organisasi.
Bentuk-bentuk organisasi
Menurut pola hubungan kerja, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab, maka bentuk organisasi dapat dibedakan sebagai berikut:
Bentuk Organisasi Garis
Bentuk ini merupakan nbentuk organisasi paling tua dan paling sederhana. Bentuk organisasi diciptakan oleh Henry Fayol. Biasa juga disebut dengan organisasi militer dimana cirinya adalah struktur organisasi ini relatif kecil, jumlah karyawan yang relatif sedikit, saling kenal, dan spesialisai kerja yang belum begitu rumit dan tinggi.
Kebaikannya;
Kesatuan komado terjamin baik karena pimpinan berada pada satu tangan.
Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat karena jumlah orang yang diajak berkonsultasi masih sedikit.
Rasa solidaritas dianatara karyawan umumnya tinggi karena saling mengenal.
Keburukannya;
Seluruh organisasi tergantung pada satu pimpinan (satu orang) dimana bila pimpinan tersebut berhalangan maka organisasi tersebut akan mandek atau hancur.
Ada kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.
Bentuk Organisasi Fungsional
Bentuk ini merupakan bentuk dimana sebagian atau segelintir pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang memberikan komando pada bawahannya. Bentuk ini dikembangkan oleh FW Taylor.
Kebaikannya;
Pembidangan tugas-tugas jelas.
Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin.
Digunakannya tenga-tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsinya.
Keburukannya;
Karena adanya spesialisasi kerja maka akan sulit untuk mengadakan tour of duty.
Karyawan lebih mementingkan bidangnya sehingga sukar untuk melaksanakan koordinasi.
Bentuk Organisasi Garis dan Staff
Bentuk ini umumnya dianut oleh organisasi besar, daerah kerja yang luas, mempunyai bidang tugas yang beraneka dan rumit serta jumlah karyawan yang banyak. Bentuk ini diciptakan oleh Harrington Emerson.
Kebaikannya;
Dapat digunakan pada setiap organisasi yang besar, apapun tujuannya, luas organisasinya,dan kompleksitas susunan organisasinya.
Pengambilan keputusan lebih mudah karena adanya dukungan dari staf ahli.
Perwujudan “the right man in the right place”lebih mudah terlaksana.
Keburukannya;
Sesama karyawan dapat terjadi tidak saling mengenal, solidaritas sulit terbangun
Karena susunan organisasinya yang koompleksitas, maka kesulitannya adalah dalam bidang koordinasi antar divisi atau departemen.
Bentuk Organisasi Fungsional dan Staff
Bentuk ini merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staff. Adapun kebaikan dan keburukan dari bentuk organisasi ini adalah juga merupakan kombinasi dari bentuk diatas.
Bentuk Organisasi Garis
Bentuk ini merupakan nbentuk organisasi paling tua dan paling sederhana. Bentuk organisasi diciptakan oleh Henry Fayol. Biasa juga disebut dengan organisasi militer dimana cirinya adalah struktur organisasi ini relatif kecil, jumlah karyawan yang relatif sedikit, saling kenal, dan spesialisai kerja yang belum begitu rumit dan tinggi.
Kebaikannya;
Kesatuan komado terjamin baik karena pimpinan berada pada satu tangan.
Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat karena jumlah orang yang diajak berkonsultasi masih sedikit.
Rasa solidaritas dianatara karyawan umumnya tinggi karena saling mengenal.
Keburukannya;
Seluruh organisasi tergantung pada satu pimpinan (satu orang) dimana bila pimpinan tersebut berhalangan maka organisasi tersebut akan mandek atau hancur.
Ada kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.
Bentuk Organisasi Fungsional
Bentuk ini merupakan bentuk dimana sebagian atau segelintir pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang memberikan komando pada bawahannya. Bentuk ini dikembangkan oleh FW Taylor.
Kebaikannya;
Pembidangan tugas-tugas jelas.
Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin.
Digunakannya tenga-tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsinya.
Keburukannya;
Karena adanya spesialisasi kerja maka akan sulit untuk mengadakan tour of duty.
Karyawan lebih mementingkan bidangnya sehingga sukar untuk melaksanakan koordinasi.
Bentuk Organisasi Garis dan Staff
Bentuk ini umumnya dianut oleh organisasi besar, daerah kerja yang luas, mempunyai bidang tugas yang beraneka dan rumit serta jumlah karyawan yang banyak. Bentuk ini diciptakan oleh Harrington Emerson.
Kebaikannya;
Dapat digunakan pada setiap organisasi yang besar, apapun tujuannya, luas organisasinya,dan kompleksitas susunan organisasinya.
Pengambilan keputusan lebih mudah karena adanya dukungan dari staf ahli.
Perwujudan “the right man in the right place”lebih mudah terlaksana.
Keburukannya;
Sesama karyawan dapat terjadi tidak saling mengenal, solidaritas sulit terbangun
Karena susunan organisasinya yang koompleksitas, maka kesulitannya adalah dalam bidang koordinasi antar divisi atau departemen.
Bentuk Organisasi Fungsional dan Staff
Bentuk ini merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staff. Adapun kebaikan dan keburukan dari bentuk organisasi ini adalah juga merupakan kombinasi dari bentuk diatas.
Pengertian Departementasi Dan Jenis-Jenisnya
Departementasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu.
Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi.
Macam-Macam Bentuk Departementasi :
1. Departementasi Fungsional
Departemen Fungsional adalah pengelompokan fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.
Individu dikelompokkan berdasarkan ketrampilan, pengetahuan, dan tindakan yang dilakukan. Misalnya organisasi hanya terbagi dalam bagian administrasi, dan bagian operasi.
Pembentukan satuan satuan organisasi yang masing masing diserahi mengurus sekelompok aktivitas yang tergolong sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaan pekerjaan pekerjaan yang berkaitan.
2. Departementasi Devisional
Departementasi berdasarkan divisi melihat produk, layanan, dan klien sebagai faktor dasar pengelompokan. Pola ini digunakan untuk memudahkan usaha antisipasi ancaman atau oportuniti dari luar organisasi. Misalnya pada organisasi otomotif, organisasi terbagi atas divisi otomotif, divisi internasional, divisi keuangan.
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.
Struktur Organisasi Proyek
Menyangkut pembentukan tim – tim, spesialis untuk mencapai tujuan khusus. Di sini manajer proyek mempunyai wewenang lini memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek , jika telah selesai maka tim dibubarkan dan masing – masing anggota kembali ke departemennya masing – masing. Kalau ada proyek baru maka mereka ditarik kembali.
Struktur Organisasi Matriks
Pada prinsipnya sama dengan sistem proyek, tapi disini para karyawan mempunyai dua atasan, yang tentunya berada di dua wewenang. Rantai perintah pertama yaitu fungsional, yang wewenangnya mengalir secara vertical. Kedua yaitu rantai perintah lateral atau horisontal, wewenangnya melintasi departemen yang dilaksanakan oleh manajer proyek, sehingga menyerupai matrik dalam lalu lintas aliran wewenang.
Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi.
Macam-Macam Bentuk Departementasi :
1. Departementasi Fungsional
Departemen Fungsional adalah pengelompokan fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.
Individu dikelompokkan berdasarkan ketrampilan, pengetahuan, dan tindakan yang dilakukan. Misalnya organisasi hanya terbagi dalam bagian administrasi, dan bagian operasi.
Pembentukan satuan satuan organisasi yang masing masing diserahi mengurus sekelompok aktivitas yang tergolong sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaan pekerjaan pekerjaan yang berkaitan.
2. Departementasi Devisional
Departementasi berdasarkan divisi melihat produk, layanan, dan klien sebagai faktor dasar pengelompokan. Pola ini digunakan untuk memudahkan usaha antisipasi ancaman atau oportuniti dari luar organisasi. Misalnya pada organisasi otomotif, organisasi terbagi atas divisi otomotif, divisi internasional, divisi keuangan.
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.
Struktur Organisasi Proyek
Menyangkut pembentukan tim – tim, spesialis untuk mencapai tujuan khusus. Di sini manajer proyek mempunyai wewenang lini memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek , jika telah selesai maka tim dibubarkan dan masing – masing anggota kembali ke departemennya masing – masing. Kalau ada proyek baru maka mereka ditarik kembali.
Struktur Organisasi Matriks
Pada prinsipnya sama dengan sistem proyek, tapi disini para karyawan mempunyai dua atasan, yang tentunya berada di dua wewenang. Rantai perintah pertama yaitu fungsional, yang wewenangnya mengalir secara vertical. Kedua yaitu rantai perintah lateral atau horisontal, wewenangnya melintasi departemen yang dilaksanakan oleh manajer proyek, sehingga menyerupai matrik dalam lalu lintas aliran wewenang.
DEPARTEMENTASI
Effiensi kerja tergatung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi. Macam bentuk departementasi yaitu:
1. Departementasi Fungsional
2. Departementasi Devisional
3. Organisasi Proyek dan Matriks
1. Departementasi Fungsional
Mengelompokan fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.
Kebaikan :
1. Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama.
2. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi.
3. Memusatkan keahlian organisasi.
4. Memungkinkan pengawasan manajemen puncak
Kelemahan:
1. Menciptakan konflik antar fungsi.
2. Adanya kemacetan pelaksanaan tugas.
3. Umpan balik yang lambat.
4. Memusatkan pada kepentingan tugasnya.
5. Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif
2. Departementasi Devisional
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. Struktur organisasinya terdiri dari:
1. Struktur organisasi atas dasar produk
2. Struktur organisasi atas dasar wilayah
3. Struktur organisasi atas dasar langganan
4. Struktur organisasi atas dasar proses
1. Struktur organisasi atas dasar produk
Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.
2. Struktur organisasi atas dasar wilayah
Pengelompokan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.
3. Struktur organisasi atas dasar langganan
Pengelompokan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan pengelompokan penjualan, pelayanan.
4. Struktur organisasi atas dasar proses
Pengelompokan kegiatan atas dasar proses yang sering dijumpai dalam departemen produksi. Kegiatan-kegiatan ini dapat dikelompokan menjadi departemen pemboran, penggilingan, penggergajian, perakitan dan penyelesaian terakhir. Ini digunakan atas dasar pertimbangan ekonomis.
5. Struktur organisasi atas dasar alphanumerical
Dapat digunakan pada pelayanan telepon, misalnya nomor 000000500000 ditempatkan dalam satu departemen dan lainnya di tempatkan di departemen yang lain juga.
Kebaikan struktur divisional :
1. Semua kegiatan, ketrampilan, keahlian untuk memproduksi dan memasarkan dikelompokan menjadi satu dibawah seorang kepala.
2. Semua kegiatan mudah untuk dikoordinasidan prestasi kerja terpelihara.
3. Kualitas dan kecepatan membuat keputusan meningkat.
4. Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas
5. Merumuskan tanggung – jawab dengan jelas dan perhatian dipusatkan pertanggungjawaban atas prestasi kerja.
6. Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan keputusan strategi lebih luas.
7. Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah.
8. Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.
Kelemahan struktur divisional :
1. Berkembangnya persaingan disfungsional potensial atas sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas.
2. Seberapa besar delegasi wewenang diberikan.
3. Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya overhead perusahaan.
4. Menimbulkan konsistensi kebijaksanaan antar divisi.
5. Masalah duplikasi sumber daya dan perlatan yang tidak perlu
3. ORGANISASI PROYEK DAN MATRIK
Merupakan bentuk departementasi campuran (hybrid design). Ini dilakukan dengan mengkombinasikan kebaikan – kebaikan dari system fungsional dan divisional dengan menghindarkan segala kelemahannya.
Struktur Organisasi Proyek
Menyangkut pembentukan tim – tim, spesialis untuk mencapai tujuan khusus. Di sini manajer proyek mempunyai wewenang lini memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek , jika telah selesai maka tim dibubarkan dan masing – masing anggota kembali ke departemennya masing – masing. Kalau ada proyek baru maka mereka ditarik kembali.
Struktur Organisasi Matriks
Pada prinsipnya sama dengan sistem proyek, tapi disini para karyawan mempunyai dua atasan, yang tentunya berada di dua wewenang. Rantai perintah pertama yaitu fungsional, yang wewenangnya mengalir secara vertical. Kedua yaitu rantai perintah lateral atau horisontal, wewenangnya melintasi departemen yang dilaksanakan oleh manajer proyek, sehingga menyerupai matrik dalam lalu lintas aliran wewenang
Kebaikan:
1. Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional.
2. Mengembangkan ketrampilan dan kreatifitas karyawan serta fleksibilitas kepada organisasi.
3. Melibatkan motivasi dan menantang karyawan serta memperluas pandangan manajemen terhadap masalah strategi perusahaan yang akhirnya membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan.
4. Menstimulasi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan dan orientasi proyek.
Kelemahan:
1. Adanya pertanggungjawaban ganda dan kebijaksanaan yang kontradiktif
2. Memerlukan koordinasi vertikal dan horisontal.
3. Memerlukan lebih banyak ketrampilan antar pribadi.
4. Menimbulkan resiko timbulnya perasaan anarki.
5. Sangat mahal untuk di implementasikan.
6. Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan daripada kegiatan.
1. Departementasi Fungsional
2. Departementasi Devisional
3. Organisasi Proyek dan Matriks
1. Departementasi Fungsional
Mengelompokan fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.
Kebaikan :
1. Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama.
2. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi.
3. Memusatkan keahlian organisasi.
4. Memungkinkan pengawasan manajemen puncak
Kelemahan:
1. Menciptakan konflik antar fungsi.
2. Adanya kemacetan pelaksanaan tugas.
3. Umpan balik yang lambat.
4. Memusatkan pada kepentingan tugasnya.
5. Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif
2. Departementasi Devisional
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. Struktur organisasinya terdiri dari:
1. Struktur organisasi atas dasar produk
2. Struktur organisasi atas dasar wilayah
3. Struktur organisasi atas dasar langganan
4. Struktur organisasi atas dasar proses
1. Struktur organisasi atas dasar produk
Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.
2. Struktur organisasi atas dasar wilayah
Pengelompokan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.
3. Struktur organisasi atas dasar langganan
Pengelompokan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan pengelompokan penjualan, pelayanan.
4. Struktur organisasi atas dasar proses
Pengelompokan kegiatan atas dasar proses yang sering dijumpai dalam departemen produksi. Kegiatan-kegiatan ini dapat dikelompokan menjadi departemen pemboran, penggilingan, penggergajian, perakitan dan penyelesaian terakhir. Ini digunakan atas dasar pertimbangan ekonomis.
5. Struktur organisasi atas dasar alphanumerical
Dapat digunakan pada pelayanan telepon, misalnya nomor 000000500000 ditempatkan dalam satu departemen dan lainnya di tempatkan di departemen yang lain juga.
Kebaikan struktur divisional :
1. Semua kegiatan, ketrampilan, keahlian untuk memproduksi dan memasarkan dikelompokan menjadi satu dibawah seorang kepala.
2. Semua kegiatan mudah untuk dikoordinasidan prestasi kerja terpelihara.
3. Kualitas dan kecepatan membuat keputusan meningkat.
4. Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas
5. Merumuskan tanggung – jawab dengan jelas dan perhatian dipusatkan pertanggungjawaban atas prestasi kerja.
6. Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan keputusan strategi lebih luas.
7. Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah.
8. Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.
Kelemahan struktur divisional :
1. Berkembangnya persaingan disfungsional potensial atas sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas.
2. Seberapa besar delegasi wewenang diberikan.
3. Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya overhead perusahaan.
4. Menimbulkan konsistensi kebijaksanaan antar divisi.
5. Masalah duplikasi sumber daya dan perlatan yang tidak perlu
3. ORGANISASI PROYEK DAN MATRIK
Merupakan bentuk departementasi campuran (hybrid design). Ini dilakukan dengan mengkombinasikan kebaikan – kebaikan dari system fungsional dan divisional dengan menghindarkan segala kelemahannya.
Struktur Organisasi Proyek
Menyangkut pembentukan tim – tim, spesialis untuk mencapai tujuan khusus. Di sini manajer proyek mempunyai wewenang lini memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek , jika telah selesai maka tim dibubarkan dan masing – masing anggota kembali ke departemennya masing – masing. Kalau ada proyek baru maka mereka ditarik kembali.
Struktur Organisasi Matriks
Pada prinsipnya sama dengan sistem proyek, tapi disini para karyawan mempunyai dua atasan, yang tentunya berada di dua wewenang. Rantai perintah pertama yaitu fungsional, yang wewenangnya mengalir secara vertical. Kedua yaitu rantai perintah lateral atau horisontal, wewenangnya melintasi departemen yang dilaksanakan oleh manajer proyek, sehingga menyerupai matrik dalam lalu lintas aliran wewenang
Kebaikan:
1. Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional.
2. Mengembangkan ketrampilan dan kreatifitas karyawan serta fleksibilitas kepada organisasi.
3. Melibatkan motivasi dan menantang karyawan serta memperluas pandangan manajemen terhadap masalah strategi perusahaan yang akhirnya membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan.
4. Menstimulasi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan dan orientasi proyek.
Kelemahan:
1. Adanya pertanggungjawaban ganda dan kebijaksanaan yang kontradiktif
2. Memerlukan koordinasi vertikal dan horisontal.
3. Memerlukan lebih banyak ketrampilan antar pribadi.
4. Menimbulkan resiko timbulnya perasaan anarki.
5. Sangat mahal untuk di implementasikan.
6. Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan daripada kegiatan.
Manajemen Sebagai Ilmu Dan Sebagai Seni
Manajemen merupakan suatu ilmu dan seni, mengapa disebut demikian, sebab antara keduanya tidak bisa dipisahkan. Manajemen sebagai suatu ilmu pengetahuan, karena telah dipelajari sejak lama, dan telah diorganisasikan menjadi suatu teori. Hal ini dikarenakan didalamnya menjelaskan tentang gejala-gejala manajemen, gejala-gejala ini lalu diteliti dengan menggunakan metode ilmiah yang dirumuskan dalam bentuk prinsip-prinsip yang diujudkan dalam bentuk suatu teori.
Sedang manajemen sebagai suatu seni, disini memandang bahwa di dalam mencapai suatu tujuan diperlukan kkerja sama dengan orang lain, nah bagaimana cara memerintahkan pada orang lain agar mau bekerja sama. Pada hakekatnya kegiatan manusia pada umumnya adalah managing ( mengatur ) untuk mengatur disini diperlukan suatu seni, bagaimana orang lain memerlukan pekerjaan untuk mencapai tujuan bersama.
Seperti yang telah dipaparkan diatas bahwa Manajemen memiliki definisi sebagai ilmu dan seni ( Pengertian Manajemen Point B ) maksud dari Manajemen sebagai Ilmu dan seni adalah bahwa Manajemen itu sendiri memandang di dalam mencapai suatu tujuan diperlukan kerja sama yang baik dengan orang lain atau dengan kata lain cara bagaimana untuk membuat seseorang untuk dapat diajak bekerjasama dalam menjalankan suatu aktivitas atau kegiatan yang terorganisir,seni dalam Manajemen itu sendiri adalah membentuk (make) atau menciptakan (create) manusia yang lebih efektif dari yang sudah dan sedang mereka lakukan tanpa anda sendiri. Menurut Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Definisi dari Mary Parker Follet ini mengandung perhatian pada kenyataan bahwa para manajer mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja yang pelu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri,karena pada dasarnya bahwa manusia itu adalah makhluk sosial dimana manusia tidak dapat hidup tanpa bantuan atau campur tangan dari orang lain,itulah yang coba dipaparkan bahwa Manajemen juga berperan sebagai suatu Ilmu dan seni.
Sedang manajemen sebagai suatu seni, disini memandang bahwa di dalam mencapai suatu tujuan diperlukan kkerja sama dengan orang lain, nah bagaimana cara memerintahkan pada orang lain agar mau bekerja sama. Pada hakekatnya kegiatan manusia pada umumnya adalah managing ( mengatur ) untuk mengatur disini diperlukan suatu seni, bagaimana orang lain memerlukan pekerjaan untuk mencapai tujuan bersama.
Seperti yang telah dipaparkan diatas bahwa Manajemen memiliki definisi sebagai ilmu dan seni ( Pengertian Manajemen Point B ) maksud dari Manajemen sebagai Ilmu dan seni adalah bahwa Manajemen itu sendiri memandang di dalam mencapai suatu tujuan diperlukan kerja sama yang baik dengan orang lain atau dengan kata lain cara bagaimana untuk membuat seseorang untuk dapat diajak bekerjasama dalam menjalankan suatu aktivitas atau kegiatan yang terorganisir,seni dalam Manajemen itu sendiri adalah membentuk (make) atau menciptakan (create) manusia yang lebih efektif dari yang sudah dan sedang mereka lakukan tanpa anda sendiri. Menurut Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Definisi dari Mary Parker Follet ini mengandung perhatian pada kenyataan bahwa para manajer mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja yang pelu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri,karena pada dasarnya bahwa manusia itu adalah makhluk sosial dimana manusia tidak dapat hidup tanpa bantuan atau campur tangan dari orang lain,itulah yang coba dipaparkan bahwa Manajemen juga berperan sebagai suatu Ilmu dan seni.
Pendekatan-pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif
Komunikasi merupakan kunci utama dalam koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi.semakin banyak hal – hal yang tidak pasti pada koordinasi maka akan semakin banyak pula informasi yang harus kita dapatkan.karena pada dasarnya koordinasi itu sendiri merupakan pemrosessan infornasi yang terorganisasi.
Ada tiga macam pendekatan koordinasi yaitu :
1. Mekanisme Teknik Manajemen Dasar.
Rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
- Aturan dan prosedur.
Merupakan keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin. - Rencana dan penetapan tujuan.
Untuk pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama.hal ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak dapat lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
2. Meningakatkan koordinasi potensial.
Untuk meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan apabila terdapat banyak macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.Hal ini dapat ditingkatkan melalui dua cara, yaitu :
- Sistem informasi vertikal.
Merupakan alat dimana terdapat data yang disalurkan melalui berbagai tingkatan organisasi. Pada hal ini komunikasi dapat terjadi melalui serangkaian perintah yang telah terorganisasi. Sistem informasi ini telah dikembangkan oleh manajemen seperti pada kegiatan pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
- Hubungan-hubungan lateral (harizontal).
Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Macam hubungan lateral, seperti:
a). Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
b). Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
c). Panitia dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
d). Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
e). Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
f). Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
3. Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi
Dibeberapa situasi kita tidak dapat melakukan penambahan pengordinasian hal ini dikarekan kurang efektif. Penambahan dapat digunakan apabila sebelumnya kita sudah membuat penyediaan tambahan berbagai sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau pengelompokkan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.
- Penciptaan berbagai sumber daya tambahan.
- Penambahan sumber daya dalam hal ini meliputi
- Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.
- Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri
Penciptaan tugas ini sangat di perlukan guna mempermudah pekerjaan selain itu Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).
Memelihara Koordinasi
Apabila koordinasi sudah berjalan dengan baik kita wajib untuk memeliharanya karena tidak mudah untuk menciptakan kerjasama yang baik antar individu.
Hal – hal yang harus diperhatikan adalah
- Mengadakan pertemuan resmi (unsur atau unit yang harus dikoordinasikan),
- Mengangkat seseorang, tim, panitia (sebagai koordinator).
- Membuat buku pedoman (berisikan penjelasan tugas masing-masing unit),
- Pimpinan/atasan mengadakan pertemuan-pertemuan informal dengan bawahannya (pemberian bimbingan, konsultasi, dan pengarahan).
Ada tiga macam pendekatan koordinasi yaitu :
1. Mekanisme Teknik Manajemen Dasar.
Rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
- Aturan dan prosedur.
Merupakan keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin. - Rencana dan penetapan tujuan.
Untuk pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama.hal ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak dapat lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
2. Meningakatkan koordinasi potensial.
Untuk meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan apabila terdapat banyak macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.Hal ini dapat ditingkatkan melalui dua cara, yaitu :
- Sistem informasi vertikal.
Merupakan alat dimana terdapat data yang disalurkan melalui berbagai tingkatan organisasi. Pada hal ini komunikasi dapat terjadi melalui serangkaian perintah yang telah terorganisasi. Sistem informasi ini telah dikembangkan oleh manajemen seperti pada kegiatan pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
- Hubungan-hubungan lateral (harizontal).
Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Macam hubungan lateral, seperti:
a). Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
b). Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
c). Panitia dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
d). Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
e). Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
f). Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
3. Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi
Dibeberapa situasi kita tidak dapat melakukan penambahan pengordinasian hal ini dikarekan kurang efektif. Penambahan dapat digunakan apabila sebelumnya kita sudah membuat penyediaan tambahan berbagai sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau pengelompokkan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.
- Penciptaan berbagai sumber daya tambahan.
- Penambahan sumber daya dalam hal ini meliputi
- Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.
- Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri
Penciptaan tugas ini sangat di perlukan guna mempermudah pekerjaan selain itu Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).
Memelihara Koordinasi
Apabila koordinasi sudah berjalan dengan baik kita wajib untuk memeliharanya karena tidak mudah untuk menciptakan kerjasama yang baik antar individu.
Hal – hal yang harus diperhatikan adalah
- Mengadakan pertemuan resmi (unsur atau unit yang harus dikoordinasikan),
- Mengangkat seseorang, tim, panitia (sebagai koordinator).
- Membuat buku pedoman (berisikan penjelasan tugas masing-masing unit),
- Pimpinan/atasan mengadakan pertemuan-pertemuan informal dengan bawahannya (pemberian bimbingan, konsultasi, dan pengarahan).
Mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar
Dalam pengkoordinasian dasar kita harus mengetahui Mekanisme-mekanisme apa saja yg harus di perhatikan
1. Hirarki manajerial.
Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
2. Aturan dan prosedur.
Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
3. Rencana dan penetapan tujuan.
Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
· Meningkatkan koordinasi potensial
Meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :
* Sistem informasi vertical , adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
* Hubungan-hubungan lateral (harizontal) , Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada beberapa hubungan laterial, yaitu :
- Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
- Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
- Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
- Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
- Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
- Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
· Pengurangan kebutuhan akan koordinasi
Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.
1. Hirarki manajerial.
Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
2. Aturan dan prosedur.
Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
3. Rencana dan penetapan tujuan.
Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
· Meningkatkan koordinasi potensial
Meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :
* Sistem informasi vertical , adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
* Hubungan-hubungan lateral (harizontal) , Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada beberapa hubungan laterial, yaitu :
- Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
- Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
- Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
- Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
- Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
- Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
· Pengurangan kebutuhan akan koordinasi
Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.
PENINGKATAN EFEKTIFITAS KOMUNIKASI
Ada dua cara untuk meningkatkan efektivitas komunikasi, yaitu :
1. Kebutuhan akan komunikasi yang efektif
Untuk mencapai komunikasi yang efektif diperlukan beberapa cara yaitu kesadaran akan kebutuhan komunikasi yang efektif dan penggunaan umpan balik.
Dijaman modern ini komunikasi merupakan subjek penting, maka perusahaan-perusahaan besar biasanya menggunakan ahli komunikasi untuk membantu memecahkan masalah-masalah komunikasi internal.
Komunikasi umpan balik atau dua arah memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih efektif dan dapat menciptakan lingkungan yang komunikatif dalam organisasi. Dalam hal ini para manajer harus aktif. Penggunaan manajemen partisi-pasif dan komunikasi tatap muka merupakan cara baik meningkatkan efektifitas komunikasi melalui penggunaan umpan balik.
2. Komunikator yang lebih efektif
Untuk dapat menjadi komunikator yang lebih efektif harus memberikan latihan-latihan dalam bentuk penulisan maupun penyampaian berita secara lisan dengan maksud untuk meningkatkan pemahaman akan simbol-simbol, penggunaan bahasa yang baik dan benar, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang penerima berita.
Salah satu alat yang digunakan adalah Active listening yang digunakan untuk mengembangkan keterampilan manajemen para manajer, sebagai dasar peralatan ini adalah penggunaan reflective statements (pernyataan balik) oleh para pendengar.
The American Management Association (AMA) menyusun sepuluh pedoman efektivitas komunikasi organisasi, yaitu :
1. Cobalah menjernihkan gagasan anda sebelum berkomunikasi.
2. Telitilah kegunaan sebenarnya dari setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan situasi manusia dan fisik secara keseluruhan bilamana anda berkomunikasi.
4. Berkonsultasi dengan orang lain, bila perlu dalam merencanakan komunikasi.
5. Berhati-hatilah ketika anda berkomunikasi, mengenai nada maupun isi pokok dari pesan anda.
6. Ambilah kesempatan bila muncul untuk menyampaikan sesuatu yang dapat membantu atau bernilai bagi penerima.
7. Lakukan tindak lanjut komunikasi anda.
8. Berkomunikasi untuk hari esok sebaik hari ini.
9. Pastikan bahwa tindakan anda mendukung komunikasi anda.
10. Berusahalah bukan saja untuk dimengerti tetapi juga untuk mengerti serta jadilah pendengar yang baik.
1. Kebutuhan akan komunikasi yang efektif
Untuk mencapai komunikasi yang efektif diperlukan beberapa cara yaitu kesadaran akan kebutuhan komunikasi yang efektif dan penggunaan umpan balik.
Dijaman modern ini komunikasi merupakan subjek penting, maka perusahaan-perusahaan besar biasanya menggunakan ahli komunikasi untuk membantu memecahkan masalah-masalah komunikasi internal.
Komunikasi umpan balik atau dua arah memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih efektif dan dapat menciptakan lingkungan yang komunikatif dalam organisasi. Dalam hal ini para manajer harus aktif. Penggunaan manajemen partisi-pasif dan komunikasi tatap muka merupakan cara baik meningkatkan efektifitas komunikasi melalui penggunaan umpan balik.
2. Komunikator yang lebih efektif
Untuk dapat menjadi komunikator yang lebih efektif harus memberikan latihan-latihan dalam bentuk penulisan maupun penyampaian berita secara lisan dengan maksud untuk meningkatkan pemahaman akan simbol-simbol, penggunaan bahasa yang baik dan benar, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang penerima berita.
Salah satu alat yang digunakan adalah Active listening yang digunakan untuk mengembangkan keterampilan manajemen para manajer, sebagai dasar peralatan ini adalah penggunaan reflective statements (pernyataan balik) oleh para pendengar.
The American Management Association (AMA) menyusun sepuluh pedoman efektivitas komunikasi organisasi, yaitu :
1. Cobalah menjernihkan gagasan anda sebelum berkomunikasi.
2. Telitilah kegunaan sebenarnya dari setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan situasi manusia dan fisik secara keseluruhan bilamana anda berkomunikasi.
4. Berkonsultasi dengan orang lain, bila perlu dalam merencanakan komunikasi.
5. Berhati-hatilah ketika anda berkomunikasi, mengenai nada maupun isi pokok dari pesan anda.
6. Ambilah kesempatan bila muncul untuk menyampaikan sesuatu yang dapat membantu atau bernilai bagi penerima.
7. Lakukan tindak lanjut komunikasi anda.
8. Berkomunikasi untuk hari esok sebaik hari ini.
9. Pastikan bahwa tindakan anda mendukung komunikasi anda.
10. Berusahalah bukan saja untuk dimengerti tetapi juga untuk mengerti serta jadilah pendengar yang baik.
PERANAN KOMUNIKASI INFORMAL
Bentuk dari komunikasi ini timbul karena adanya berbagai maksud yaitu :
1. Pemutusan kebutuhan manusiawi.
2. Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan membosankan.
3. Keinginan untuk mempengaruhi prilaku orang lain.
4. Sumber informasi hubungan pekerjaan.
Jenis lain dari komunikasi informasi adalah desas-desus (graperine) yang secara resmi tidak disetujui. Hal ini akibat jaringan informasi yang simpang siur atau tumpang tindih. Artinya beberapa orang tertentu yang mempunyai banyak informasi kemungkinan menjadi anggota dari beberapa jaringan informasi. Desas-desus ini juga mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi.
HAMBATAN-HAMBATAN KOMUNIKASI EFEKTIF
Hambatan-hambatan komunikasi yang efektif dibedakan menjadi dua bagian, yaitu :
1. Hambatan Organisasional
a. Tingkatan Hirarki
Bila organisasi tumbuh dan berkembang akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi, karena menambah tingkatan memakan waktu yang panjang dan ketepatannya semakin berkurang. Dimana setiap tingkatan bisa menambah atau mengurangi, serta merubah berita dengan aslinya.
b. Wewenang Manajerial
Bahwa mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan terhadap komunikasi. Atasan banyak merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi yang membuatnya tampak lemah. Sedang bawahan menghindari situasi untuk mengungkapkan informasi yang membuat posisinya tidak menguntungkan. Maka dari dua hal diatas akan menimbulkan gap.
c. Spesialisasi
Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah lainnya membuat orang merasa ada dalam dunia yang berbeda, yang akhirnya menghalangi masyarakat, serta sulit memahami dan mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan.
d. Hambatan Antar Pribadi
Kesalahan dalam komunikasi juga dipengaruhi oleh faktor ketidak sempurnaan manusia dan bahasa. Maka perlu diperhatikan :
- Persepsi selektif
- Kedudukan komunikator
- Keadaan membela diri
- Pendengaran lemah
- Ketidak tepatan penggunaan bahasa
1. Pemutusan kebutuhan manusiawi.
2. Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan membosankan.
3. Keinginan untuk mempengaruhi prilaku orang lain.
4. Sumber informasi hubungan pekerjaan.
Jenis lain dari komunikasi informasi adalah desas-desus (graperine) yang secara resmi tidak disetujui. Hal ini akibat jaringan informasi yang simpang siur atau tumpang tindih. Artinya beberapa orang tertentu yang mempunyai banyak informasi kemungkinan menjadi anggota dari beberapa jaringan informasi. Desas-desus ini juga mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi.
HAMBATAN-HAMBATAN KOMUNIKASI EFEKTIF
Hambatan-hambatan komunikasi yang efektif dibedakan menjadi dua bagian, yaitu :
1. Hambatan Organisasional
a. Tingkatan Hirarki
Bila organisasi tumbuh dan berkembang akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi, karena menambah tingkatan memakan waktu yang panjang dan ketepatannya semakin berkurang. Dimana setiap tingkatan bisa menambah atau mengurangi, serta merubah berita dengan aslinya.
b. Wewenang Manajerial
Bahwa mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan terhadap komunikasi. Atasan banyak merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi yang membuatnya tampak lemah. Sedang bawahan menghindari situasi untuk mengungkapkan informasi yang membuat posisinya tidak menguntungkan. Maka dari dua hal diatas akan menimbulkan gap.
c. Spesialisasi
Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah lainnya membuat orang merasa ada dalam dunia yang berbeda, yang akhirnya menghalangi masyarakat, serta sulit memahami dan mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan.
d. Hambatan Antar Pribadi
Kesalahan dalam komunikasi juga dipengaruhi oleh faktor ketidak sempurnaan manusia dan bahasa. Maka perlu diperhatikan :
- Persepsi selektif
- Kedudukan komunikator
- Keadaan membela diri
- Pendengaran lemah
- Ketidak tepatan penggunaan bahasa
Keterampilan Manajer
Secara umum, terdapat emat keterampilan manajer pada masing-masing tingkat manajer:
1. Keterampilan konseptual
Ketrampilan atau kemampuan mental untuk mengkordinasikan dan mengintegrasikan seluruh kepentingan dan kegiatan organisasi.
2. Keterampilan Kemanusiaan
Kemampuan untuk saling bekerja sana dengan memahami dan memotivasi orang lain.
3. Keterampilan Administrasi
Kemampuan yang ada hubungannya dengan fungsi manajemen yang dilakukan.
4. Keterampilan Teknik
Kemampuan untuk menggunakan peralatan-peralatan, prosedur, dan metode dari suatu bidang tertentu.
Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:
1. Keterampilan konseptual (conceptional skill)
Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.
2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.
3. Keterampilan teknis (technical skill)
Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.
Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:[5]
1. Keterampilan manajemen waktu
Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.
2. Keterampilan membuat keputusan
Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.
Pada pengertian tersebut dikatakan bahwa manajemen adalah proses pencapaian tujuan melalui kerja orang lain. Dengan demikian berarti dalam manajemen terdapat minimal 4 (empat) ciri, yaitu:
1. ada tujuan yang hendak dicapai,
2. ada pemimpin (atasan),
3. ada yang dipimpin (bawahan),
4. ada kerja sama.
1. Keterampilan konseptual
Ketrampilan atau kemampuan mental untuk mengkordinasikan dan mengintegrasikan seluruh kepentingan dan kegiatan organisasi.
2. Keterampilan Kemanusiaan
Kemampuan untuk saling bekerja sana dengan memahami dan memotivasi orang lain.
3. Keterampilan Administrasi
Kemampuan yang ada hubungannya dengan fungsi manajemen yang dilakukan.
4. Keterampilan Teknik
Kemampuan untuk menggunakan peralatan-peralatan, prosedur, dan metode dari suatu bidang tertentu.
Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:
1. Keterampilan konseptual (conceptional skill)
Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.
2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.
3. Keterampilan teknis (technical skill)
Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.
Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:[5]
1. Keterampilan manajemen waktu
Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.
2. Keterampilan membuat keputusan
Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.
Pada pengertian tersebut dikatakan bahwa manajemen adalah proses pencapaian tujuan melalui kerja orang lain. Dengan demikian berarti dalam manajemen terdapat minimal 4 (empat) ciri, yaitu:
1. ada tujuan yang hendak dicapai,
2. ada pemimpin (atasan),
3. ada yang dipimpin (bawahan),
4. ada kerja sama.
Manajemen sebagai ilmu, seni, dan profesi
Ilmu manajemen merupakan suatu kumpulan pengetahuan yang disistemisasi, dikumpulkan dan diterima kebenarannya. Hal ini dibuktikan dengan adanya metode ilmiah yang dapat digunakan dalam setiap penyelesaian masalah dalam manajemen. Metode ilmiah pada hakikatnya meliputi urutan kegiatan sebagai berikut.
1. Mengetahui adanya persoalan.
2. Mendefinisikan persoalan.
3. Mengumpulkan fakta, data dan informasi.
4. Menyusun alternatif penyelesaian.
5. Mengambil keputusan dengan memilih salah satu alternatif penyelesaian.
6. Melaksanakan keputusan serta tindak lanjut.
Selain manajemen sebagai ilmu, manajemen juga dianggap sebagai seni. Hal ini disebabkan oleh kepemiminan memerlukan kharisma, stabilitas emosi, kewibawaan, kejujuran, kemampuan menjalin hubungan antaramanusia yang semuanya itu banyak ditentukan oleh bakat seseorang dan tidak dapat dipelajari.
“Manajemen yang baik adalah seni bagaimana membuat masalah sebegitu menariknya dan solusinya sebegitu konstruktifnya sehingga semua orang ingin bekerja untuk itu dan berurusan dengan masalah tadi.(paul Hawken)
(1868–1933) mendefinisikan manajemen sebagai “seni mendapatkan sesuatu / menyelesaikan sesuatu dengan memberdayakan orang-orang”.(mary parker follet)
Chaster I bernand dalam bukunya yang berjudul The Function Of Executive bahwa manajemen yaitu ilmu dan seni, juga henry fayol, Alfin Brown Harold, KuuntsCyril O’Donnel dan Geroge R.Terry.
Manajemen Sebagai Ilmu Dan Sebagai Seni
Manajemen merupakan suatu ilmu dan seni, mengapa disebut demikian, sebab antara keduanya tidak bisa dipisahkan. Manajemen sebagai suatu ilmu pengetahuan, karena telah dipelajari sejak lama, dan telah diorganisasikan menjadi suatu teori. Hal ini dikarenakan didalamnya menjelaskan tentang gejala-gejala manajemen, gejala-gejala ini lalu diteliti dengan menggunakan metode ilmiah yang dirumuskan dalam bentuk prinsip-prinsip yang diujudkan dalam bentuk suatu teori.
Sedang manajemen sebagai suatu seni, disini memandang bahwa di dalam mencapai suatu tujuan diperlukan kkerja sama dengan orang lain, nah bagaimana cara memerintahkan pada orang lain agar mau bekerja sama. Pada hakekatnya kegiatan manusia pada umumnya adalah managing ( mengatur ) untuk mengatur disini diperlukan suatu seni, bagaimana orang lain memerlukan pekerjaan untuk mencapai tujuan bersama.
Seperti yang telah dipaparkan diatas bahwa Manajemen memiliki definisi sebagai ilmu dan seni ( Pengertian Manajemen Point B ) maksud dari Manajemen sebagai Ilmu dan seni adalah bahwa Manajemen itu sendiri memandang di dalam mencapai suatu tujuan diperlukan kerja sama yang baik dengan orang lain atau dengan kata lain cara bagaimana untuk membuat seseorang untuk dapat diajak bekerjasama dalam menjalankan suatu aktivitas atau kegiatan yang terorganisir,seni dalam Manajemen itu sendiri adalah membentuk (make) atau menciptakan (create) manusia yang lebih efektif dari yang sudah dan sedang mereka lakukan tanpa anda sendiri. Menurut Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Definisi dari Mary Parker Follet ini mengandung perhatian pada kenyataan bahwa para manajer mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja yang pelu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri,karena pada dasarnya bahwa manusia itu adalah makhluk sosial dimana manusia tidak dapat hidup tanpa bantuan atau campur tangan dari orang lain,itulah yang coba dipaparkan bahwa Manajemen juga berperan sebagai suatu Ilmu dan seni.
1. Mengetahui adanya persoalan.
2. Mendefinisikan persoalan.
3. Mengumpulkan fakta, data dan informasi.
4. Menyusun alternatif penyelesaian.
5. Mengambil keputusan dengan memilih salah satu alternatif penyelesaian.
6. Melaksanakan keputusan serta tindak lanjut.
Selain manajemen sebagai ilmu, manajemen juga dianggap sebagai seni. Hal ini disebabkan oleh kepemiminan memerlukan kharisma, stabilitas emosi, kewibawaan, kejujuran, kemampuan menjalin hubungan antaramanusia yang semuanya itu banyak ditentukan oleh bakat seseorang dan tidak dapat dipelajari.
“Manajemen yang baik adalah seni bagaimana membuat masalah sebegitu menariknya dan solusinya sebegitu konstruktifnya sehingga semua orang ingin bekerja untuk itu dan berurusan dengan masalah tadi.(paul Hawken)
(1868–1933) mendefinisikan manajemen sebagai “seni mendapatkan sesuatu / menyelesaikan sesuatu dengan memberdayakan orang-orang”.(mary parker follet)
Chaster I bernand dalam bukunya yang berjudul The Function Of Executive bahwa manajemen yaitu ilmu dan seni, juga henry fayol, Alfin Brown Harold, KuuntsCyril O’Donnel dan Geroge R.Terry.
Manajemen Sebagai Ilmu Dan Sebagai Seni
Manajemen merupakan suatu ilmu dan seni, mengapa disebut demikian, sebab antara keduanya tidak bisa dipisahkan. Manajemen sebagai suatu ilmu pengetahuan, karena telah dipelajari sejak lama, dan telah diorganisasikan menjadi suatu teori. Hal ini dikarenakan didalamnya menjelaskan tentang gejala-gejala manajemen, gejala-gejala ini lalu diteliti dengan menggunakan metode ilmiah yang dirumuskan dalam bentuk prinsip-prinsip yang diujudkan dalam bentuk suatu teori.
Sedang manajemen sebagai suatu seni, disini memandang bahwa di dalam mencapai suatu tujuan diperlukan kkerja sama dengan orang lain, nah bagaimana cara memerintahkan pada orang lain agar mau bekerja sama. Pada hakekatnya kegiatan manusia pada umumnya adalah managing ( mengatur ) untuk mengatur disini diperlukan suatu seni, bagaimana orang lain memerlukan pekerjaan untuk mencapai tujuan bersama.
Seperti yang telah dipaparkan diatas bahwa Manajemen memiliki definisi sebagai ilmu dan seni ( Pengertian Manajemen Point B ) maksud dari Manajemen sebagai Ilmu dan seni adalah bahwa Manajemen itu sendiri memandang di dalam mencapai suatu tujuan diperlukan kerja sama yang baik dengan orang lain atau dengan kata lain cara bagaimana untuk membuat seseorang untuk dapat diajak bekerjasama dalam menjalankan suatu aktivitas atau kegiatan yang terorganisir,seni dalam Manajemen itu sendiri adalah membentuk (make) atau menciptakan (create) manusia yang lebih efektif dari yang sudah dan sedang mereka lakukan tanpa anda sendiri. Menurut Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Definisi dari Mary Parker Follet ini mengandung perhatian pada kenyataan bahwa para manajer mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja yang pelu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri,karena pada dasarnya bahwa manusia itu adalah makhluk sosial dimana manusia tidak dapat hidup tanpa bantuan atau campur tangan dari orang lain,itulah yang coba dipaparkan bahwa Manajemen juga berperan sebagai suatu Ilmu dan seni.
Fungsi Pengorganisasian (Organising)
Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang
sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya, dan
lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek utama proses susunan struktur
organisasi yaitu departementalisasi dan pembagian kerja. Departementalisasi adalah
pengelompokkan kegiatan-kegiatan kerja organisasi agar kegiatan-kegiatan sejenis
saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Hal ini akan tercermin pada struktur formal suatu organisasi dan tampak atau ditunjukkan oleh bagan suatu organisasi.Pembagian kerja adalah perincian tugas pekerjaan agar setiap individu pada organisasi bertanggung jawab dalam melaksanakan sekumpulan kegiatan. Kedua aspek ini merupakan dasar proses pengorganisasian suatu organisasi untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif.
Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal mengelompokan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi dapat dicapai dengan efisien.
Ada beberapa aspek penting dalam proses pengorganisasian, yaitu :
1. Bagan organisasi formal
2. Pembagian kerja
3. Departementalisasi
4. Rantai perintah atau kesatuan perintah
5. Tingkat-tingkat hirarki manajemen
6. Saluran komunikasi
7. Rentang manajemen dan kelompok informal yang dapat dihindarkan. 3. Fungsi Pengarahan (Actuating)
Pengarahan merupakan hubungan manusia dalam kepemimpinan yang
mengikat para bawahan agar bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya
secara etektit serta efisien dalam pencapaian tujuan suatu organisasi. Di dalam
manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut
manusia juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri.
Manusia dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda.
sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya, dan
lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek utama proses susunan struktur
organisasi yaitu departementalisasi dan pembagian kerja. Departementalisasi adalah
pengelompokkan kegiatan-kegiatan kerja organisasi agar kegiatan-kegiatan sejenis
saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Hal ini akan tercermin pada struktur formal suatu organisasi dan tampak atau ditunjukkan oleh bagan suatu organisasi.Pembagian kerja adalah perincian tugas pekerjaan agar setiap individu pada organisasi bertanggung jawab dalam melaksanakan sekumpulan kegiatan. Kedua aspek ini merupakan dasar proses pengorganisasian suatu organisasi untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif.
Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal mengelompokan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi dapat dicapai dengan efisien.
Ada beberapa aspek penting dalam proses pengorganisasian, yaitu :
1. Bagan organisasi formal
2. Pembagian kerja
3. Departementalisasi
4. Rantai perintah atau kesatuan perintah
5. Tingkat-tingkat hirarki manajemen
6. Saluran komunikasi
7. Rentang manajemen dan kelompok informal yang dapat dihindarkan. 3. Fungsi Pengarahan (Actuating)
Pengarahan merupakan hubungan manusia dalam kepemimpinan yang
mengikat para bawahan agar bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya
secara etektit serta efisien dalam pencapaian tujuan suatu organisasi. Di dalam
manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut
manusia juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri.
Manusia dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda.
Fungsi Pengawasan (Controlling)
Pengawasan merupakan suatu proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan
organisasi dan manajemen tercapai. Pengawasan manajemen adalah usaha
sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan,
membandingkan kegiatan nyata dengan tujuan-I perencanaan, membandingkan
kegiatan nyata dengan standard yang ditetapkan sebelumnya, menentukan dan
mengukur penyimpangan-penyipangan serta mengambil tindakan koreksi yang
diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan
untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara
paling efektif dan efisiensi dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.
Ada tiga tipe pengawasan, yaitu :
1. Pengawasan pendahuluan
Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau tujuan
dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu
diselesaikan.
2. Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan.
Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui
dulu atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan – kegiatan bisa
dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan “double check” yang telah
menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
3. Pengawasan umpan balik
Mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.
Ada beberapa tahap proses pengawasan antara lain:
1. Penetapan standard kegiatan
2. Penentuan pengukuran kegiatan
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata
4. Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisaan
penyimpangan-penyimpangan.
5. Mengambil tindakan pengoreksian bila dianggap perlu
organisasi dan manajemen tercapai. Pengawasan manajemen adalah usaha
sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan,
membandingkan kegiatan nyata dengan tujuan-I perencanaan, membandingkan
kegiatan nyata dengan standard yang ditetapkan sebelumnya, menentukan dan
mengukur penyimpangan-penyipangan serta mengambil tindakan koreksi yang
diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan
untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara
paling efektif dan efisiensi dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.
Ada tiga tipe pengawasan, yaitu :
1. Pengawasan pendahuluan
Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau tujuan
dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu
diselesaikan.
2. Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan.
Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui
dulu atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan – kegiatan bisa
dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan “double check” yang telah
menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
3. Pengawasan umpan balik
Mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.
Ada beberapa tahap proses pengawasan antara lain:
1. Penetapan standard kegiatan
2. Penentuan pengukuran kegiatan
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata
4. Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisaan
penyimpangan-penyimpangan.
5. Mengambil tindakan pengoreksian bila dianggap perlu
KETERAMPILAN MENEJERIAL
Keterampilan konseptual (conceptional skill)
Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.
Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif,
bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.
Keterampilan teknis (technical skill)
Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.
Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:
Keterampilan manajemen waktu
Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.
Keterampilan membuat keputusan
Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.
Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.
Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif,
bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.
Keterampilan teknis (technical skill)
Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.
Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:
Keterampilan manajemen waktu
Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.
Keterampilan membuat keputusan
Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.
TINGKATAN MANAJEMEN
Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak).
Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).
Manajemen tingkat menengah (middle management) mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.
Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer, bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).
Meskipun demikian, tidak semua organisasi dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan menggunakan bentuk piramida tradisional ini. Misalnya pada organisasi yang lebih fleksibel dan sederhana, dengan pekerjaan yang dilakukan oleh tim karyawan yang selalu berubah, berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya sesuai dengan permintaan pekerjaan.
Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).
Manajemen tingkat menengah (middle management) mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.
Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer, bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).
Meskipun demikian, tidak semua organisasi dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan menggunakan bentuk piramida tradisional ini. Misalnya pada organisasi yang lebih fleksibel dan sederhana, dengan pekerjaan yang dilakukan oleh tim karyawan yang selalu berubah, berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya sesuai dengan permintaan pekerjaan.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan
· Pembagian Kerja
Berikut ini ada beberapa dasar yang dapat dijadikan pedoman untuk mengadakan pembagian kerja. Pedoman-pedoman tersebut adalah:
1. Pembagian kerja atas dasar wilayah atau teritorial, misalnya wilayah timur, barat atau wilayah kecamatan, kabupaten dan lain sebagainya.
2. Pembagian kerja atas dasar jenis benda yang diproduksi, misalnya pada komponen suatu kendaraan, bagian pemasangan jok mobil, pemasangan rem mobil dan lainnya.
3. Pembagian kerja atas dasar langganan yang dilayani, misalnya adalah langganan secara individual atau kelompok, pemerintahan atau non pemerintahan dan sebagainya.
4. Pembagian kerja atas dasar fungsi (rangkaian) kerja, misalnya bagian produksi, bagian gudang, bagian pengiriman dan lainnya.
5. Pembagian kerja atas dasar waktu, misalnya shif kerja pagi, siang dan malam.
Dari hal tersebut diatas maka akan tergambar atau terlihat pembagian kerja di dalam suatu organisasi, yakni:
1. Jumlah unit organisasi yang ada akan disesuaikan dengan kebutuhan dari organisasi tersebut.
2. Suatu unit organisasi ini harus mempunyai fungsi bulat dan berkaitan dengan yang lainnya.
3. Pembentukan unit baru hanya dilaksanakan bilamana unit yang ada sudah tidak tepat lagi untuk menampung kegiatan yang baru baik dari beban kerja maupun hubungan kerja.
4. Secara garis besar akan berpengaruh pada aktifitas dan sifat dari organisasi tersebut.
· Bentuk-Bentuk Organisasi
1. ORGANISASI FUNGSIONAL
Suatu organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.
2. ORGANISASI FUNGSIONAL DAN GARIS
Bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian dibawahnya yang mempunyai keahlian tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya tetap diserahkan kepada kepala bagian.
· Pembagian Kerja
Berikut ini ada beberapa dasar yang dapat dijadikan pedoman untuk mengadakan pembagian kerja. Pedoman-pedoman tersebut adalah:
1. Pembagian kerja atas dasar wilayah atau teritorial, misalnya wilayah timur, barat atau wilayah kecamatan, kabupaten dan lain sebagainya.
2. Pembagian kerja atas dasar jenis benda yang diproduksi, misalnya pada komponen suatu kendaraan, bagian pemasangan jok mobil, pemasangan rem mobil dan lainnya.
3. Pembagian kerja atas dasar langganan yang dilayani, misalnya adalah langganan secara individual atau kelompok, pemerintahan atau non pemerintahan dan sebagainya.
4. Pembagian kerja atas dasar fungsi (rangkaian) kerja, misalnya bagian produksi, bagian gudang, bagian pengiriman dan lainnya.
5. Pembagian kerja atas dasar waktu, misalnya shif kerja pagi, siang dan malam.
Dari hal tersebut diatas maka akan tergambar atau terlihat pembagian kerja di dalam suatu organisasi, yakni:
1. Jumlah unit organisasi yang ada akan disesuaikan dengan kebutuhan dari organisasi tersebut.
2. Suatu unit organisasi ini harus mempunyai fungsi bulat dan berkaitan dengan yang lainnya.
3. Pembentukan unit baru hanya dilaksanakan bilamana unit yang ada sudah tidak tepat lagi untuk menampung kegiatan yang baru baik dari beban kerja maupun hubungan kerja.
4. Secara garis besar akan berpengaruh pada aktifitas dan sifat dari organisasi tersebut.
· Bentuk-Bentuk Organisasi
1. ORGANISASI FUNGSIONAL
Suatu organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.
2. ORGANISASI FUNGSIONAL DAN GARIS
Bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian dibawahnya yang mempunyai keahlian tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya tetap diserahkan kepada kepala bagian.
Proses perencanaan
Pengertian perencanaan :
Dalam Manajement, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
· Ada 4 tahap perencanaan yaitu :
1. penyusunan rencana
2. penetapan rencana
3. pengendalian pelaksanaan rencana
evaluasi pelaksanaan rencana
· Rencana operasional :
rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.Berdasarkan jangka waktunya.
Dalam Manajement, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
· Ada 4 tahap perencanaan yaitu :
1. penyusunan rencana
2. penetapan rencana
3. pengendalian pelaksanaan rencana
evaluasi pelaksanaan rencana
· Rencana operasional :
rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.Berdasarkan jangka waktunya.
Proses pembuatan keputusan
Merupakan usaha untuk menciptakan nilai-nilai tertentu melalui berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan organisasi. 6 Unsur dasar yang melatarbelakangi penetapan tujuan organisasi adalah :
1. Barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat memberikan berbagai manfaat, paling sedikit sama dengan harganya
2. Barang dan jasa dapat memuaskankebutuhan konsumen/ langganan
3. Teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing
4. Kerja keras dan dukungan seluruh sumber dayanya, organisasi dapat beroperasi dengan baik
5. Pelayanan manajemen akan memberikan public image yang mengguntungkan, sehingga mereka bersedia menanamkan modal dan menyumbangkan tenaganya untuk membantu sukses organisasi
6. Perusahaan mempunyai konsep diri (self concept) yang dapat dikomunikasikan dan ditularkan kepada para karyawan dan pemegang saham organisasi.
· Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan :
Pengambilan keputusan adalah manajer (pemimpin) baik secara “individual decision maupun group decision” yang mempunyai kewenangan untuk memutuskannya.
Individual decision, keputusan “hanya” ditetapkan oleh seorang manajer; sedang para bawahan hanya dapat berpartisipasi memberikan saran-saran, pendapat-pendapat, dan informasi saja, tetapi tidak berhak untuk ikut memutuskannya.
Kebaikannya:
1. keputusan dapat diambil secara cepat
2. penanggungjawab keputusan itu jelas
3. biaya pengambilan keputusan relative kecil
4. kecakapan seorang manajer dapat dimanfaatkan
Keburukannya:
1. keputusan itu kurang baik, sebab kemampuan decision maker terbatas
2. prestise manajer akan berkurang, jika keputusannya ternyata salah
3. realisasi keputusan mengalami kesulitan, sebab para bawahan kurang meresapinya
4. pembinaan bawahan kurang diperhatikan, karena mereka tidak diikutkan dalam menetapkan keputusan, akibatnya kesinambungan pimpinan oganisasi kurang terjamin.
1. Barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat memberikan berbagai manfaat, paling sedikit sama dengan harganya
2. Barang dan jasa dapat memuaskankebutuhan konsumen/ langganan
3. Teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing
4. Kerja keras dan dukungan seluruh sumber dayanya, organisasi dapat beroperasi dengan baik
5. Pelayanan manajemen akan memberikan public image yang mengguntungkan, sehingga mereka bersedia menanamkan modal dan menyumbangkan tenaganya untuk membantu sukses organisasi
6. Perusahaan mempunyai konsep diri (self concept) yang dapat dikomunikasikan dan ditularkan kepada para karyawan dan pemegang saham organisasi.
· Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan :
Pengambilan keputusan adalah manajer (pemimpin) baik secara “individual decision maupun group decision” yang mempunyai kewenangan untuk memutuskannya.
Individual decision, keputusan “hanya” ditetapkan oleh seorang manajer; sedang para bawahan hanya dapat berpartisipasi memberikan saran-saran, pendapat-pendapat, dan informasi saja, tetapi tidak berhak untuk ikut memutuskannya.
Kebaikannya:
1. keputusan dapat diambil secara cepat
2. penanggungjawab keputusan itu jelas
3. biaya pengambilan keputusan relative kecil
4. kecakapan seorang manajer dapat dimanfaatkan
Keburukannya:
1. keputusan itu kurang baik, sebab kemampuan decision maker terbatas
2. prestise manajer akan berkurang, jika keputusannya ternyata salah
3. realisasi keputusan mengalami kesulitan, sebab para bawahan kurang meresapinya
4. pembinaan bawahan kurang diperhatikan, karena mereka tidak diikutkan dalam menetapkan keputusan, akibatnya kesinambungan pimpinan oganisasi kurang terjamin.
PENINGKATAN EFEKTIFITAS KOMUNIKASI
Ada dua cara untuk meningkatkan efektivitas komunikasi, yaitu :
1. Kebutuhan akan komunikasi yang efektif
Untuk mencapai komunikasi yang efektif diperlukan beberapa cara yaitu kesadaran akan kebutuhan komunikasi yang efektif dan penggunaan umpan balik.
Dijaman modern ini komunikasi merupakan subjek penting, maka perusahaan-perusahaan besar biasanya menggunakan ahli komunikasi untuk membantu memecahkan masalah-masalah komunikasi internal.
Komunikasi umpan balik atau dua arah memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih efektif dan dapat menciptakan lingkungan yang komunikatif dalam organisasi. Dalam hal ini para manajer harus aktif. Penggunaan manajemen partisi-pasif dan komunikasi tatap muka merupakan cara baik meningkatkan efektifitas komunikasi melalui penggunaan umpan balik.
2. Komunikator yang lebih efektif
Untuk dapat menjadi komunikator yang lebih efektif harus memberikan latihan-latihan dalam bentuk penulisan maupun penyampaian berita secara lisan dengan maksud untuk meningkatkan pemahaman akan simbol-simbol, penggunaan bahasa yang baik dan benar, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang penerima berita.
Salah satu alat yang digunakan adalah Active listening yang digunakan untuk mengembangkan keterampilan manajemen para manajer, sebagai dasar peralatan ini adalah penggunaan reflective statements (pernyataan balik) oleh para pendengar.
The American Management Association (AMA) menyusun sepuluh pedoman efektivitas komunikasi organisasi, yaitu :
1. Cobalah menjernihkan gagasan anda sebelum berkomunikasi.
2. Telitilah kegunaan sebenarnya dari setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan situasi manusia dan fisik secara keseluruhan bilamana anda berkomunikasi.
4. Berkonsultasi dengan orang lain, bila perlu dalam merencanakan komunikasi.
5. Berhati-hatilah ketika anda berkomunikasi, mengenai nada maupun isi pokok dari pesan anda.
6. Ambilah kesempatan bila muncul untuk menyampaikan sesuatu yang dapat membantu atau bernilai bagi penerima.
7. Lakukan tindak lanjut komunikasi anda.
8. Berkomunikasi untuk hari esok sebaik hari ini.
9. Pastikan bahwa tindakan anda mendukung komunikasi anda.
10. Berusahalah bukan saja untuk dimengerti tetapi juga untuk mengerti serta jadilah pendengar yang baik.
1. Kebutuhan akan komunikasi yang efektif
Untuk mencapai komunikasi yang efektif diperlukan beberapa cara yaitu kesadaran akan kebutuhan komunikasi yang efektif dan penggunaan umpan balik.
Dijaman modern ini komunikasi merupakan subjek penting, maka perusahaan-perusahaan besar biasanya menggunakan ahli komunikasi untuk membantu memecahkan masalah-masalah komunikasi internal.
Komunikasi umpan balik atau dua arah memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih efektif dan dapat menciptakan lingkungan yang komunikatif dalam organisasi. Dalam hal ini para manajer harus aktif. Penggunaan manajemen partisi-pasif dan komunikasi tatap muka merupakan cara baik meningkatkan efektifitas komunikasi melalui penggunaan umpan balik.
2. Komunikator yang lebih efektif
Untuk dapat menjadi komunikator yang lebih efektif harus memberikan latihan-latihan dalam bentuk penulisan maupun penyampaian berita secara lisan dengan maksud untuk meningkatkan pemahaman akan simbol-simbol, penggunaan bahasa yang baik dan benar, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang penerima berita.
Salah satu alat yang digunakan adalah Active listening yang digunakan untuk mengembangkan keterampilan manajemen para manajer, sebagai dasar peralatan ini adalah penggunaan reflective statements (pernyataan balik) oleh para pendengar.
The American Management Association (AMA) menyusun sepuluh pedoman efektivitas komunikasi organisasi, yaitu :
1. Cobalah menjernihkan gagasan anda sebelum berkomunikasi.
2. Telitilah kegunaan sebenarnya dari setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan situasi manusia dan fisik secara keseluruhan bilamana anda berkomunikasi.
4. Berkonsultasi dengan orang lain, bila perlu dalam merencanakan komunikasi.
5. Berhati-hatilah ketika anda berkomunikasi, mengenai nada maupun isi pokok dari pesan anda.
6. Ambilah kesempatan bila muncul untuk menyampaikan sesuatu yang dapat membantu atau bernilai bagi penerima.
7. Lakukan tindak lanjut komunikasi anda.
8. Berkomunikasi untuk hari esok sebaik hari ini.
9. Pastikan bahwa tindakan anda mendukung komunikasi anda.
10. Berusahalah bukan saja untuk dimengerti tetapi juga untuk mengerti serta jadilah pendengar yang baik.
PERANAN KOMUNIKASI INFORMAL
Bentuk dari komunikasi ini timbul karena adanya berbagai maksud yaitu :
1. Pemutusan kebutuhan manusiawi.
2. Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan membosankan.
3. Keinginan untuk mempengaruhi prilaku orang lain.
4. Sumber informasi hubungan pekerjaan.
Jenis lain dari komunikasi informasi adalah desas-desus (graperine) yang secara resmi tidak disetujui. Hal ini akibat jaringan informasi yang simpang siur atau tumpang tindih. Artinya beberapa orang tertentu yang mempunyai banyak informasi kemungkinan menjadi anggota dari beberapa jaringan informasi. Desas-desus ini juga mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi.
HAMBATAN-HAMBATAN KOMUNIKASI EFEKTIF
Hambatan-hambatan komunikasi yang efektif dibedakan menjadi dua bagian, yaitu :
1. Hambatan Organisasional
a. Tingkatan Hirarki
Bila organisasi tumbuh dan berkembang akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi, karena menambah tingkatan memakan waktu yang panjang dan ketepatannya semakin berkurang. Dimana setiap tingkatan bisa menambah atau mengurangi, serta merubah berita dengan aslinya.
b. Wewenang Manajerial
Bahwa mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan terhadap komunikasi. Atasan banyak merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi yang membuatnya tampak lemah. Sedang bawahan menghindari situasi untuk mengungkapkan informasi yang membuat posisinya tidak menguntungkan. Maka dari dua hal diatas akan menimbulkan gap.
c. Spesialisasi
Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah lainnya membuat orang merasa ada dalam dunia yang berbeda, yang akhirnya menghalangi masyarakat, serta sulit memahami dan mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan.
d. Hambatan Antar Pribadi
Kesalahan dalam komunikasi juga dipengaruhi oleh faktor ketidak sempurnaan manusia dan bahasa. Maka perlu diperhatikan :
- Persepsi selektif
- Kedudukan komunikator
- Keadaan membela diri
- Pendengaran lemah
- Ketidak tepatan penggunaan bahasa
1. Pemutusan kebutuhan manusiawi.
2. Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan membosankan.
3. Keinginan untuk mempengaruhi prilaku orang lain.
4. Sumber informasi hubungan pekerjaan.
Jenis lain dari komunikasi informasi adalah desas-desus (graperine) yang secara resmi tidak disetujui. Hal ini akibat jaringan informasi yang simpang siur atau tumpang tindih. Artinya beberapa orang tertentu yang mempunyai banyak informasi kemungkinan menjadi anggota dari beberapa jaringan informasi. Desas-desus ini juga mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi.
HAMBATAN-HAMBATAN KOMUNIKASI EFEKTIF
Hambatan-hambatan komunikasi yang efektif dibedakan menjadi dua bagian, yaitu :
1. Hambatan Organisasional
a. Tingkatan Hirarki
Bila organisasi tumbuh dan berkembang akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi, karena menambah tingkatan memakan waktu yang panjang dan ketepatannya semakin berkurang. Dimana setiap tingkatan bisa menambah atau mengurangi, serta merubah berita dengan aslinya.
b. Wewenang Manajerial
Bahwa mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan terhadap komunikasi. Atasan banyak merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi yang membuatnya tampak lemah. Sedang bawahan menghindari situasi untuk mengungkapkan informasi yang membuat posisinya tidak menguntungkan. Maka dari dua hal diatas akan menimbulkan gap.
c. Spesialisasi
Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah lainnya membuat orang merasa ada dalam dunia yang berbeda, yang akhirnya menghalangi masyarakat, serta sulit memahami dan mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan.
d. Hambatan Antar Pribadi
Kesalahan dalam komunikasi juga dipengaruhi oleh faktor ketidak sempurnaan manusia dan bahasa. Maka perlu diperhatikan :
- Persepsi selektif
- Kedudukan komunikator
- Keadaan membela diri
- Pendengaran lemah
- Ketidak tepatan penggunaan bahasa
Kamis, 28 November 2013
Perencanaan
1. Proses perencanaan
· Pengertian perencanaan :
Dalam Manajement, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
· Ada 4 tahap perencanaan yaitu :
1. penyusunan rencana
2. penetapan rencana
3. pengendalian pelaksanaan rencana
evaluasi pelaksanaan rencana
· Rencana operasional :
rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.Berdasarkan jangka waktunya.
· Rencana strategik :
Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi. Rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan.
· Faktor waktu dan perencanaan :
Factor waktu dan perencanaan mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu:
1. waktu sangat diperlukan untuk meaksanakan perencanaan efektif
2. waktu sering diperlukan untk melanjutkan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variable-variabel dan alternatif-alternatif, karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.
3. jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.
Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi perecanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki. Ini tergantung pada sumber daya yang tersedia dan derajat ketetapan perencanaan manajemen.
2. Penetapan tujuan
· Misi dan tujuan organisasi :
- VISI DAN MISI ORGANISASI
Visi : Membentuk organisasi yang maju, berkembang, berprestasi dan mandiri
Misi : Mengharumkan nama universitas ke tingkatan regional, nasional maupun internasional dengan segala prestasinya.
- TUJUAN ORGANISASI
Mengembangkan, meningkatkan pengetahuan, kemampuan, keterampilan, dan kewirausahaan pada anggotanya di bidang fotografi.
· Fungsi tujuan :
Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan:
1. Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya
2. Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi
3. Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota
4. Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi
· Management By Objective (MBO) :
Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO. Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa mempedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalan sekedar formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri.
3. Pembuatan keputusan
Pembuatan keputusan adalah bagian kunci kegiatan manajer. Kegiatan ini memainkan peranan penting, terutama bila manajer melaksanakan fungsi perencanaan.
· Tipe tipe keputusan :
a. Keputusan Auto Generated
Keputusan semacam ini diambil dengan cepat dan kurang memperthatikan., mepertimbangkan data, informasi, fakta, dan lapangan keputusannya. Keputusan auto generated ini kurang baik, sebab resikonya tinggi.
b. Keputusan Induced
Keputusan induced diambil berdasarkan scientific managemen atau managemen ilmiah, sehingga keputusan itu logisk, ideal, rasional untuk dilaksanakan dan resikonya relative kecil; cuma proses pengambilan keputusan lebih lambat.
· Proses pembuatan keputusan :
Merupakan usaha untuk menciptakan nilai-nilai tertentu melalui berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan organisasi. 6 Unsur dasar yang melatarbelakangi penetapan tujuan organisasi adalah :
1. Barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat memberikan berbagai manfaat, paling sedikit sama dengan harganya
2. Barang dan jasa dapat memuaskankebutuhan konsumen/ langganan
3. Teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing
4. Kerja keras dan dukungan seluruh sumber dayanya, organisasi dapat beroperasi dengan baik
5. Pelayanan manajemen akan memberikan public image yang mengguntungkan, sehingga mereka bersedia menanamkan modal dan menyumbangkan tenaganya untuk membantu sukses organisasi
6. Perusahaan mempunyai konsep diri (self concept) yang dapat dikomunikasikan dan ditularkan kepada para karyawan dan pemegang saham organisasi.
· Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan :
Pengambilan keputusan adalah manajer (pemimpin) baik secara “individual decision maupun group decision” yang mempunyai kewenangan untuk memutuskannya.
Individual decision, keputusan “hanya” ditetapkan oleh seorang manajer; sedang para bawahan hanya dapat berpartisipasi memberikan saran-saran, pendapat-pendapat, dan informasi saja, tetapi tidak berhak untuk ikut memutuskannya.
Kebaikannya:
1. keputusan dapat diambil secara cepat
2. penanggungjawab keputusan itu jelas
3. biaya pengambilan keputusan relative kecil
4. kecakapan seorang manajer dapat dimanfaatkan
Keburukannya:
1. keputusan itu kurang baik, sebab kemampuan decision maker terbatas
2. prestise manajer akan berkurang, jika keputusannya ternyata salah
3. realisasi keputusan mengalami kesulitan, sebab para bawahan kurang meresapinya
4. pembinaan bawahan kurang diperhatikan, karena mereka tidak diikutkan dalam menetapkan keputusan, akibatnya kesinambungan pimpinan oganisasi kurang terjamin.
· Pengertian perencanaan :
Dalam Manajement, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
· Ada 4 tahap perencanaan yaitu :
1. penyusunan rencana
2. penetapan rencana
3. pengendalian pelaksanaan rencana
evaluasi pelaksanaan rencana
· Rencana operasional :
rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.Berdasarkan jangka waktunya.
· Rencana strategik :
Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi. Rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan.
· Faktor waktu dan perencanaan :
Factor waktu dan perencanaan mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu:
1. waktu sangat diperlukan untuk meaksanakan perencanaan efektif
2. waktu sering diperlukan untk melanjutkan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variable-variabel dan alternatif-alternatif, karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.
3. jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.
Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi perecanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki. Ini tergantung pada sumber daya yang tersedia dan derajat ketetapan perencanaan manajemen.
2. Penetapan tujuan
· Misi dan tujuan organisasi :
- VISI DAN MISI ORGANISASI
Visi : Membentuk organisasi yang maju, berkembang, berprestasi dan mandiri
Misi : Mengharumkan nama universitas ke tingkatan regional, nasional maupun internasional dengan segala prestasinya.
- TUJUAN ORGANISASI
Mengembangkan, meningkatkan pengetahuan, kemampuan, keterampilan, dan kewirausahaan pada anggotanya di bidang fotografi.
· Fungsi tujuan :
Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan:
1. Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya
2. Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi
3. Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota
4. Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi
· Management By Objective (MBO) :
Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO. Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa mempedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalan sekedar formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri.
3. Pembuatan keputusan
Pembuatan keputusan adalah bagian kunci kegiatan manajer. Kegiatan ini memainkan peranan penting, terutama bila manajer melaksanakan fungsi perencanaan.
· Tipe tipe keputusan :
a. Keputusan Auto Generated
Keputusan semacam ini diambil dengan cepat dan kurang memperthatikan., mepertimbangkan data, informasi, fakta, dan lapangan keputusannya. Keputusan auto generated ini kurang baik, sebab resikonya tinggi.
b. Keputusan Induced
Keputusan induced diambil berdasarkan scientific managemen atau managemen ilmiah, sehingga keputusan itu logisk, ideal, rasional untuk dilaksanakan dan resikonya relative kecil; cuma proses pengambilan keputusan lebih lambat.
· Proses pembuatan keputusan :
Merupakan usaha untuk menciptakan nilai-nilai tertentu melalui berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan organisasi. 6 Unsur dasar yang melatarbelakangi penetapan tujuan organisasi adalah :
1. Barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat memberikan berbagai manfaat, paling sedikit sama dengan harganya
2. Barang dan jasa dapat memuaskankebutuhan konsumen/ langganan
3. Teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing
4. Kerja keras dan dukungan seluruh sumber dayanya, organisasi dapat beroperasi dengan baik
5. Pelayanan manajemen akan memberikan public image yang mengguntungkan, sehingga mereka bersedia menanamkan modal dan menyumbangkan tenaganya untuk membantu sukses organisasi
6. Perusahaan mempunyai konsep diri (self concept) yang dapat dikomunikasikan dan ditularkan kepada para karyawan dan pemegang saham organisasi.
· Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan :
Pengambilan keputusan adalah manajer (pemimpin) baik secara “individual decision maupun group decision” yang mempunyai kewenangan untuk memutuskannya.
Individual decision, keputusan “hanya” ditetapkan oleh seorang manajer; sedang para bawahan hanya dapat berpartisipasi memberikan saran-saran, pendapat-pendapat, dan informasi saja, tetapi tidak berhak untuk ikut memutuskannya.
Kebaikannya:
1. keputusan dapat diambil secara cepat
2. penanggungjawab keputusan itu jelas
3. biaya pengambilan keputusan relative kecil
4. kecakapan seorang manajer dapat dimanfaatkan
Keburukannya:
1. keputusan itu kurang baik, sebab kemampuan decision maker terbatas
2. prestise manajer akan berkurang, jika keputusannya ternyata salah
3. realisasi keputusan mengalami kesulitan, sebab para bawahan kurang meresapinya
4. pembinaan bawahan kurang diperhatikan, karena mereka tidak diikutkan dalam menetapkan keputusan, akibatnya kesinambungan pimpinan oganisasi kurang terjamin.
Pengorganisasian
1. Pengorganisasian
· Pengertian Pengorganisasian
Pengorganisasian ada 2 pengertian, yaitu;
- Sebuah organisasi adalah pola hubungan –banyak hubungan yang saling terjalin secara
simultan- yang menjadi jalan bagi orang, dengan pengarahan dari manajer, untuk mencapaisasaran bersama.
- Proses manajerial dari pengorganisasian termasuk pembuatan keputusan, penciptaan
kerangka kerja, sehingga organisasi tersebut dapat bertahan dari keadaan yang baik pada masa kini hingga masa depan.
· Teori-teori organisasi :
A.Menurut G. R Terry :
- Pengorganisasian dalam pengertian real (real sense) menunjukkan hubungan antar
manusia sebagai akibat organisasi.
- Pengorganisasian dalam pengertian abstrak menunjukkan hubungan antara unit-unit/
departemen-departemen kerja.
B.Menurut Drs. M. Manullang :
- Organisasi dalam arti dinamis adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan
yang akan dilakukan, pembatasan tugas-tugas atau tanggung jawab serta wewenang dan penetapan hubungan-hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerja bersama seefektif mungkin untuk pencapaian tujuan.
- Organisasi dalam arti statis adalah setiap gabungan yang bergerak ke arah tujuan
bersama, dengan istilah populer adalah struktur organisasi atau bagan organisasi. Jadi organisasi dalah arti dinamis disebut pengorganisasian, dalam arti statis disebut organisasi.
C.Menurut Drs. Soekarno K. :
- Organisasi sebagai alat manajemen adalah wadah, tempat manajemen, sehingga
memberikan bentuk bagi manajemen yang memungkinkan manajer dapat bergerak. Jadi,
sama dengan organisasi dalam arti statis.
- Organisasi sebagai fungsi manajemen (organisasi dalam pengertian dinamis) adalah
organisasi yang memberikan kemungkinan bagi manajemen dapat bergerak dalam batas
tertentu. Organisasi dalam arti dinamis berarti organisasi itu mengadakan pembagian
pekerjaan.
D.Menurut Koontz & O’Donnel
- Fungsi pengorganisasian manajer meliputi penentuan penggolongan kegiatan-kegiatan
yang diperlukan untuk tujuan perusahaan, pengelompokkan kegiatan tersebut ke dalam
suatu bagian yang dipimpin oleh seorang manajer,serta melimpahkan wewenang untuk
melakukannya.
E.Menurut Prof. Dr. Sondang P. Siagian :
- Organisasi ialah suatu bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja
bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian tujuan yang telah
ditentukan dan dalam ikatan itu terdapat seorang atau sekelompok orang yang disebut
bawahan.
F.Menurut James D. Mooney :
- Organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
G.Menurut Chester I. Barnard :
- Organisasi adalah suatu sistem kerja sama yang terkoordinasi secara sadar dan dilakukan oleh dua orang atau lebih.
H.Menurut Prof. Dr. Mr. S. Pradjudi Atmosudiro :
- Organisasi adalah struktur tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerja sama secara tertentu untuk bersamasama mencapai suatu tujuan tertentu.
2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan
· Pembagian Kerja
Berikut ini ada beberapa dasar yang dapat dijadikan pedoman untuk mengadakan pembagian kerja. Pedoman-pedoman tersebut adalah:
1. Pembagian kerja atas dasar wilayah atau teritorial, misalnya wilayah timur, barat atau wilayah kecamatan, kabupaten dan lain sebagainya.
2. Pembagian kerja atas dasar jenis benda yang diproduksi, misalnya pada komponen suatu kendaraan, bagian pemasangan jok mobil, pemasangan rem mobil dan lainnya.
3. Pembagian kerja atas dasar langganan yang dilayani, misalnya adalah langganan secara individual atau kelompok, pemerintahan atau non pemerintahan dan sebagainya.
4. Pembagian kerja atas dasar fungsi (rangkaian) kerja, misalnya bagian produksi, bagian gudang, bagian pengiriman dan lainnya.
5. Pembagian kerja atas dasar waktu, misalnya shif kerja pagi, siang dan malam.
Dari hal tersebut diatas maka akan tergambar atau terlihat pembagian kerja di dalam suatu organisasi, yakni:
1. Jumlah unit organisasi yang ada akan disesuaikan dengan kebutuhan dari organisasi tersebut.
2. Suatu unit organisasi ini harus mempunyai fungsi bulat dan berkaitan dengan yang lainnya.
3. Pembentukan unit baru hanya dilaksanakan bilamana unit yang ada sudah tidak tepat lagi untuk menampung kegiatan yang baru baik dari beban kerja maupun hubungan kerja.
4. Secara garis besar akan berpengaruh pada aktifitas dan sifat dari organisasi tersebut.
· Bentuk-Bentuk Organisasi
1. ORGANISASI FUNGSIONAL
Suatu organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.
2. ORGANISASI FUNGSIONAL DAN GARIS
Bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian dibawahnya yang mempunyai keahlian tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya tetap diserahkan kepada kepala bagian.
3. ORGANISASI KOMITE
Bentuk organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajement.
4. ORGANISASI GARIS DAN STAFF
Suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang berlangsung secara vertical. Manajer ditempatkan satu atau lebih pejabat staff yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai penasehat.
5. ORGANISASI MATRIX
Organisasi dimana penggunaan struktur organisasi menunjukan dimana para spesialis yang mempunyai keterampilan dimasing-masing bagian dari bagian perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan.
3. Departementasi
· Departementasi Fungsional
Departementasi Fungsional, organisasi menurut fungsi menyatukan semua orang yang
terlibat dalam satu aktivitas atau beberapa aktivitas berkaitan yang disebut fungsi dalam satu departemen. Seperti pemasaran atau keuangan dikelompokkan ke dalam 1 unit.
· Departementasi Devisional
Departementasi divisional, departemen perusahaan besar yang berupa bisnis terpisah;
mungkin ditujukan untuk membuat dan menjual produk spesifik atau melayani pasar spesifik.
· Organisasi Proyek dan Matriks
Organisasi proyek dan matriks, struktur sebuah organisasi yang di dalamnya setiap
karyawan melapor kepada manajer fungsional atau manajer divisi.
· Pengertian Pengorganisasian
Pengorganisasian ada 2 pengertian, yaitu;
- Sebuah organisasi adalah pola hubungan –banyak hubungan yang saling terjalin secara
simultan- yang menjadi jalan bagi orang, dengan pengarahan dari manajer, untuk mencapaisasaran bersama.
- Proses manajerial dari pengorganisasian termasuk pembuatan keputusan, penciptaan
kerangka kerja, sehingga organisasi tersebut dapat bertahan dari keadaan yang baik pada masa kini hingga masa depan.
· Teori-teori organisasi :
A.Menurut G. R Terry :
- Pengorganisasian dalam pengertian real (real sense) menunjukkan hubungan antar
manusia sebagai akibat organisasi.
- Pengorganisasian dalam pengertian abstrak menunjukkan hubungan antara unit-unit/
departemen-departemen kerja.
B.Menurut Drs. M. Manullang :
- Organisasi dalam arti dinamis adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan
yang akan dilakukan, pembatasan tugas-tugas atau tanggung jawab serta wewenang dan penetapan hubungan-hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerja bersama seefektif mungkin untuk pencapaian tujuan.
- Organisasi dalam arti statis adalah setiap gabungan yang bergerak ke arah tujuan
bersama, dengan istilah populer adalah struktur organisasi atau bagan organisasi. Jadi organisasi dalah arti dinamis disebut pengorganisasian, dalam arti statis disebut organisasi.
C.Menurut Drs. Soekarno K. :
- Organisasi sebagai alat manajemen adalah wadah, tempat manajemen, sehingga
memberikan bentuk bagi manajemen yang memungkinkan manajer dapat bergerak. Jadi,
sama dengan organisasi dalam arti statis.
- Organisasi sebagai fungsi manajemen (organisasi dalam pengertian dinamis) adalah
organisasi yang memberikan kemungkinan bagi manajemen dapat bergerak dalam batas
tertentu. Organisasi dalam arti dinamis berarti organisasi itu mengadakan pembagian
pekerjaan.
D.Menurut Koontz & O’Donnel
- Fungsi pengorganisasian manajer meliputi penentuan penggolongan kegiatan-kegiatan
yang diperlukan untuk tujuan perusahaan, pengelompokkan kegiatan tersebut ke dalam
suatu bagian yang dipimpin oleh seorang manajer,serta melimpahkan wewenang untuk
melakukannya.
E.Menurut Prof. Dr. Sondang P. Siagian :
- Organisasi ialah suatu bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja
bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian tujuan yang telah
ditentukan dan dalam ikatan itu terdapat seorang atau sekelompok orang yang disebut
bawahan.
F.Menurut James D. Mooney :
- Organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
G.Menurut Chester I. Barnard :
- Organisasi adalah suatu sistem kerja sama yang terkoordinasi secara sadar dan dilakukan oleh dua orang atau lebih.
H.Menurut Prof. Dr. Mr. S. Pradjudi Atmosudiro :
- Organisasi adalah struktur tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerja sama secara tertentu untuk bersamasama mencapai suatu tujuan tertentu.
2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan
· Pembagian Kerja
Berikut ini ada beberapa dasar yang dapat dijadikan pedoman untuk mengadakan pembagian kerja. Pedoman-pedoman tersebut adalah:
1. Pembagian kerja atas dasar wilayah atau teritorial, misalnya wilayah timur, barat atau wilayah kecamatan, kabupaten dan lain sebagainya.
2. Pembagian kerja atas dasar jenis benda yang diproduksi, misalnya pada komponen suatu kendaraan, bagian pemasangan jok mobil, pemasangan rem mobil dan lainnya.
3. Pembagian kerja atas dasar langganan yang dilayani, misalnya adalah langganan secara individual atau kelompok, pemerintahan atau non pemerintahan dan sebagainya.
4. Pembagian kerja atas dasar fungsi (rangkaian) kerja, misalnya bagian produksi, bagian gudang, bagian pengiriman dan lainnya.
5. Pembagian kerja atas dasar waktu, misalnya shif kerja pagi, siang dan malam.
Dari hal tersebut diatas maka akan tergambar atau terlihat pembagian kerja di dalam suatu organisasi, yakni:
1. Jumlah unit organisasi yang ada akan disesuaikan dengan kebutuhan dari organisasi tersebut.
2. Suatu unit organisasi ini harus mempunyai fungsi bulat dan berkaitan dengan yang lainnya.
3. Pembentukan unit baru hanya dilaksanakan bilamana unit yang ada sudah tidak tepat lagi untuk menampung kegiatan yang baru baik dari beban kerja maupun hubungan kerja.
4. Secara garis besar akan berpengaruh pada aktifitas dan sifat dari organisasi tersebut.
· Bentuk-Bentuk Organisasi
1. ORGANISASI FUNGSIONAL
Suatu organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.
2. ORGANISASI FUNGSIONAL DAN GARIS
Bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian dibawahnya yang mempunyai keahlian tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya tetap diserahkan kepada kepala bagian.
3. ORGANISASI KOMITE
Bentuk organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajement.
4. ORGANISASI GARIS DAN STAFF
Suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang berlangsung secara vertical. Manajer ditempatkan satu atau lebih pejabat staff yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai penasehat.
5. ORGANISASI MATRIX
Organisasi dimana penggunaan struktur organisasi menunjukan dimana para spesialis yang mempunyai keterampilan dimasing-masing bagian dari bagian perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan.
3. Departementasi
· Departementasi Fungsional
Departementasi Fungsional, organisasi menurut fungsi menyatukan semua orang yang
terlibat dalam satu aktivitas atau beberapa aktivitas berkaitan yang disebut fungsi dalam satu departemen. Seperti pemasaran atau keuangan dikelompokkan ke dalam 1 unit.
· Departementasi Devisional
Departementasi divisional, departemen perusahaan besar yang berupa bisnis terpisah;
mungkin ditujukan untuk membuat dan menjual produk spesifik atau melayani pasar spesifik.
· Organisasi Proyek dan Matriks
Organisasi proyek dan matriks, struktur sebuah organisasi yang di dalamnya setiap
karyawan melapor kepada manajer fungsional atau manajer divisi.
KOORDINASI
Koordinasi (coordination) adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.
· Kebutuhan akan koordinasi
Menurut Handoko (2003:196) kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam-macam satuan pelaksananya. Hal ini juga ditegaskan oleh Handayaningrat (1985:88) bahwa koordinasi dan komunikasi adalah sesuatu hal yang tidak dapat dipisahkan. Selain itu, Handayaningrat juga mengatakan bahwa koordinasi dan kepemimpinan (leadership) adalah tidak bisa dipisahkan satu sama lain, karena satu sama lain saling mempengaruhi.
· Masalah-masalah Pencapaian Koordinasi yang efektif
Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah :
1.Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.
Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.
2.Perbedaan dalam oriantasi waktu
Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.
3.Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.
Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
4.Perbedaan dalam formalitas struktur.
· Pendekatan-pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif
Komunikasi merupakan kunci utama dalam koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi.semakin banyak hal – hal yang tidak pasti pada koordinasi maka akan semakin banyak pula informasi yang harus kita dapatkan.karena pada dasarnya koordinasi itu sendiri merupakan pemrosessan infornasi yang terorganisasi.
Ada tiga macam pendekatan koordinasi yaitu :
1. Mekanisme Teknik Manajemen Dasar.
Rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
- Aturan dan prosedur.
Merupakan keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin. - Rencana dan penetapan tujuan.
Untuk pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama.hal ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak dapat lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
2. Meningakatkan koordinasi potensial.
Untuk meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan apabila terdapat banyak macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.Hal ini dapat ditingkatkan melalui dua cara, yaitu :
- Sistem informasi vertikal.
Merupakan alat dimana terdapat data yang disalurkan melalui berbagai tingkatan organisasi. Pada hal ini komunikasi dapat terjadi melalui serangkaian perintah yang telah terorganisasi. Sistem informasi ini telah dikembangkan oleh manajemen seperti pada kegiatan pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
- Hubungan-hubungan lateral (harizontal).
Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Macam hubungan lateral, seperti:
a). Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
b). Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
c). Panitia dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
d). Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
e). Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
f). Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
3. Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi
Dibeberapa situasi kita tidak dapat melakukan penambahan pengordinasian hal ini dikarekan kurang efektif. Penambahan dapat digunakan apabila sebelumnya kita sudah membuat penyediaan tambahan berbagai sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau pengelompokkan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.
- Penciptaan berbagai sumber daya tambahan.
- Penambahan sumber daya dalam hal ini meliputi
- Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.
- Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri
Penciptaan tugas ini sangat di perlukan guna mempermudah pekerjaan selain itu Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).
Memelihara Koordinasi
Apabila koordinasi sudah berjalan dengan baik kita wajib untuk memeliharanya karena tidak mudah untuk menciptakan kerjasama yang baik antar individu.
Hal – hal yang harus diperhatikan adalah
- Mengadakan pertemuan resmi (unsur atau unit yang harus dikoordinasikan),
- Mengangkat seseorang, tim, panitia (sebagai koordinator).
- Membuat buku pedoman (berisikan penjelasan tugas masing-masing unit),
- Pimpinan/atasan mengadakan pertemuan-pertemuan informal dengan bawahannya (pemberian bimbingan, konsultasi, dan pengarahan).
· Mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar
Dalam pengkoordinasian dasar kita harus mengetahui Mekanisme-mekanisme apa saja yg harus di perhatikan
1. Hirarki manajerial.
Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
2. Aturan dan prosedur.
Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
3. Rencana dan penetapan tujuan.
Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
· Meningkatkan koordinasi potensial
Meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :
* Sistem informasi vertical , adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
* Hubungan-hubungan lateral (harizontal) , Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada beberapa hubungan laterial, yaitu :
- Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
- Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
- Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
- Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
- Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
- Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
· Pengurangan kebutuhan akan koordinasi
Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.
· Kebutuhan akan koordinasi
Menurut Handoko (2003:196) kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam-macam satuan pelaksananya. Hal ini juga ditegaskan oleh Handayaningrat (1985:88) bahwa koordinasi dan komunikasi adalah sesuatu hal yang tidak dapat dipisahkan. Selain itu, Handayaningrat juga mengatakan bahwa koordinasi dan kepemimpinan (leadership) adalah tidak bisa dipisahkan satu sama lain, karena satu sama lain saling mempengaruhi.
· Masalah-masalah Pencapaian Koordinasi yang efektif
Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah :
1.Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.
Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.
2.Perbedaan dalam oriantasi waktu
Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.
3.Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.
Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
4.Perbedaan dalam formalitas struktur.
· Pendekatan-pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif
Komunikasi merupakan kunci utama dalam koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi.semakin banyak hal – hal yang tidak pasti pada koordinasi maka akan semakin banyak pula informasi yang harus kita dapatkan.karena pada dasarnya koordinasi itu sendiri merupakan pemrosessan infornasi yang terorganisasi.
Ada tiga macam pendekatan koordinasi yaitu :
1. Mekanisme Teknik Manajemen Dasar.
Rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
- Aturan dan prosedur.
Merupakan keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin. - Rencana dan penetapan tujuan.
Untuk pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama.hal ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak dapat lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
2. Meningakatkan koordinasi potensial.
Untuk meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan apabila terdapat banyak macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.Hal ini dapat ditingkatkan melalui dua cara, yaitu :
- Sistem informasi vertikal.
Merupakan alat dimana terdapat data yang disalurkan melalui berbagai tingkatan organisasi. Pada hal ini komunikasi dapat terjadi melalui serangkaian perintah yang telah terorganisasi. Sistem informasi ini telah dikembangkan oleh manajemen seperti pada kegiatan pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
- Hubungan-hubungan lateral (harizontal).
Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Macam hubungan lateral, seperti:
a). Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
b). Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
c). Panitia dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
d). Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
e). Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
f). Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
3. Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi
Dibeberapa situasi kita tidak dapat melakukan penambahan pengordinasian hal ini dikarekan kurang efektif. Penambahan dapat digunakan apabila sebelumnya kita sudah membuat penyediaan tambahan berbagai sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau pengelompokkan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.
- Penciptaan berbagai sumber daya tambahan.
- Penambahan sumber daya dalam hal ini meliputi
- Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.
- Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri
Penciptaan tugas ini sangat di perlukan guna mempermudah pekerjaan selain itu Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).
Memelihara Koordinasi
Apabila koordinasi sudah berjalan dengan baik kita wajib untuk memeliharanya karena tidak mudah untuk menciptakan kerjasama yang baik antar individu.
Hal – hal yang harus diperhatikan adalah
- Mengadakan pertemuan resmi (unsur atau unit yang harus dikoordinasikan),
- Mengangkat seseorang, tim, panitia (sebagai koordinator).
- Membuat buku pedoman (berisikan penjelasan tugas masing-masing unit),
- Pimpinan/atasan mengadakan pertemuan-pertemuan informal dengan bawahannya (pemberian bimbingan, konsultasi, dan pengarahan).
· Mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar
Dalam pengkoordinasian dasar kita harus mengetahui Mekanisme-mekanisme apa saja yg harus di perhatikan
1. Hirarki manajerial.
Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
2. Aturan dan prosedur.
Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
3. Rencana dan penetapan tujuan.
Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
· Meningkatkan koordinasi potensial
Meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :
* Sistem informasi vertical , adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
* Hubungan-hubungan lateral (harizontal) , Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada beberapa hubungan laterial, yaitu :
- Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
- Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
- Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
- Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
- Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
- Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
· Pengurangan kebutuhan akan koordinasi
Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.
Penyusunan Personalia & Proses Penyusunan Personalia
Penyusunan personalia adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan perekrutan, penempatan, lahan, dan pengembangan anggota organisasi. Kegiatan – kegiatan penyusunan personalia berhubungan dengan tugas – tugas kepemimpinan, motivasi, dan komunikasi. Lalu pembahasannya menjadi bagian dari fungsi pengarahan. Fungsi tersebut berhubungan dengan fungsi pengorganisasian. Semua fungsi manajemen saling berkaitan sehingga fungsi penyusunan personalia harus dilakukan oleh manajer.
Proses Penyusunan PersonaliaProses penyusunan personalia adalah serangkaain kegiatan yang dijalankan secara berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi dengan SDM, posisi, dan waktu yang tepat. Proses ini dilaksanakan dalam dua lingkungan yang berbeda yaitu lingkungan eksternal dan lingkungan internal. Unsur – unsurnya terdapat dalam organisasi. Langkah – langkah proses ini mencakup:
· Perencanaan sumber daya manusia : dirancang untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi.
· Penarikan : berhubungan dengan pengadaaan calon – calon yang sesuai dengan rencana sumber daya manusia.
· Seleksi : penilaian dan pemilihan para calon personalia.
· Pengenalan dan orientasi : dirancang untuk membantu para calon yang terpilih dapat menyesuaikan diri.
· Latihan dan pengembangan : bertujuan untuk meningkatkan kemampuan individu dan kelompok demi efektivitas organisasi.
· Penilaian pelaksanaan kerja : membandingkan pelaksanaan kerja perseorangan dan tujuan-tujuan yang dikembangkan untuk posisi tersebut.
· Pemberian balas jasa dan penghargaan : digunakan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan motivasi untuk pekerjaan selanjutnya.8.Perencanaan dan Pengembangan karir mencakup promosi, demosi, penugasan kembali, pemecatan, dan pensiun.
Ø Perencanaan Sumber Daya Manusia
Suatu perusahaan atau organisasi yang baik dan bertanggungjawab serta ingin memelihara kesinambungan bisnis dalam jangka panjang, harus sudah memikirkan kepeduliannya pada saat awal pendirian perusahaan, yaitu dengan cara menetapkan visi, misi dan tujuan perusahaan. Dalam perkembangannya, budaya organisasi dan perubahan global akan mempengaruhi tiga hal tersebut Visi merupakan suatu pernyataan ringkas tentang cita-cita organisasi yang berisikan arahan yang jelas dan apa yang akan diperbuat oleh perusahaan di masa yang akan datang. Untuk mengujudkan visi tersebut maka perusahaan melakukan pengembangan misi yang akan dijalani dalam tiap aktivitas; Misi merupakan penetapan tujuan dan sasaran perusahaan yang mencakup kegiatan jangka panjang tertentu dan jangka pendek yang akan dilakukan, dalam upaya mencapai visi yang telah ditetapkan; Tujuan perusahan adalah mencapai keuntungan maksimum.
Pernyataan tentang visi dan misi yang jelas harus sesuai dengan budaya dan kebutuhan perusahaan dan kebutuhan pasar sehingga dapat menumbuhkan komitmen karyawan terhadap pekerjaan dan memupuk semangat kerja karyawan, menumbuhkan rasa keharmonisan di dalam kehidupan kerja karyawan, dan menumbuhkan standar kerja yang prima. Rumusan visi yang jelas akan mengantarkan perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Namun, semua hal tersebut belum dapat berfungsi dengan baik, jika tidak diimbangi dengan strategi yang tepat dalam penerapannya. Dengan demikian, rumusan visi, misi dan tujuan perusahaan perlu ditetapkan dalam suatu strategi yang tertuang dalam kebijakan perusahaan.
Salah satu kunci keberhasilan suatu perusahaan adalah bergantung pada kinerja sumberdaya manusia yang secara langsung atau tidak langsung memberi kontribusi pada perusahaan, yang meliputi pemangku kepentingan eksternal (stake holders) dan kepentingan internal (karyawan) yang dimiliki oleh perusahan. Untuk memperoleh kinerja optimal dari keberadaan karyawan dalam perusahaan maka perusahaan perlu menetapkan strategi yang tepat, yaitu dengan memikirkan bagaimana mengelola karyawan agar mau mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.
Manfaat Perencanaan SDM:
· Mengoptimalkan SDM yg sudah ada
· SDM yang sudah ada akan dapat dimanfaatkan dengan baik apabila organisasi telah melakukan inventarisasi SDM. Inventarisasi tersebut mencakup : jumlah tenaga kerja, kualifikasi tenaga kerja, masa kerja, pengetahuan /ketrampilan yang dimiliki, bakat/minat yang perlu dikembangkan. Hasil inventarisasi tersebut dapat digunakan untuk promosi, mutasi ,peningkatan kemampuan karyawan.
Ø Penarikkan dan Seleksi Karyawan
Setelah menetukan kebutuhan personalia organisasi, langkah selanjutnya adalah penarikan karyawan dari sumber internal dan eksternal perusahaan tersebut. Lalu menyeleksi para calon karyawan yang tersedia dari hasil penarikan.
· Penarikan Personalia
Rekruitmen berhubungan derngan pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi, termasuk dengan jabatan – jabatan yang tersedia.Metode yang digunakan untuk menarik personalia beragam, dalam industry yang berbeda dan lokasi yang berbeda. Banyak manajer pasif, hanya menunggu pelamar dan ada pula yang menggunakan pendekatan agresif. Metode yang biasa digunakan adalah pengiklanan, penggunaan tenaga honorer, rekomendasi dari karyawan yang bekerja,penarikan melalui lembaga – lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer.
· Seleksi Personalia
Seleksi adalah pemilihan seseorang tertentu dari beberapa kelompok potensial untuk melaksanakan jabatan tertentu. Secara teori, seleksi tampak sederhana. Manajemen memutuskan kemampuan individu untuk melaksanakan pekerjaan secara efektif. Lalu Manajer melihat prestasi pelamar di masa lampau dan memilih individu yang memenuhi persyaratan suatu jabatan. Tapi dalam prakteknya, seleksi adalah bagian yang sangat rumit. Prestasi masa lampau merupakan penunjuk terbaik di masa depan. Yang telah dilakukan di masa lalu (pengalaman kerja, nilai saat sekolah, kegiatan ekstrakurikuler) adalah unsur yang paling tepat tentang apa yang akan dilakukan kemudian. Pemilihan karyawan “tepat” untuk jabatan yang sesuai sangat membantu kemajuan organisasi.Prosedur seleksi adalah berbagai prosedur untuk membandingkan pelamar dengan syarat jabatan yang tersedia. Langkah – langkah yang biasa digunakan dalam seleksi adalah:
1. Wawancara pendahuluan
2. Pengumpulan data pribadi
3. Pengujian
4. Wawancara yang lebih mendalam
5. Pemeriksaan referensi prestasi
6. Pemeriksaan kesehatan
7. Keputusan pribadi8. Orientasi jabatan
Ø Latihan dan Pengembangan Karyawan
Para karyawan lama yang telah berpengalaman mungkin memerlukan latihan untuk mengurangi atau menghilangkan kebiasaan-kebiasaan kerja yang jelek atau untuk memperlajari ketrampilan-ketrampilan baru yang akan meningkatkan prestasi kerja mereka.
Program-program latihan tidak hanya penting bagi individu, tetapi juga organisasi dan hubungan manusiawi kelompok kerja, dan bahkan bagi Negara.
· Penilaian dan Identifikasi Kebutuhan
Untuk memutuskan pendekatan yang akan digunakan organisasi mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan latihan dan pengembangan.
· Sasaran-sasaran Latihan dan Pengembangan
Sasaran ini mencerminkan perilaku dan kondisi yang diinginkan, dan berfungsi sebagai standar-standar dengan mana prestasi kkerja individual daan efektivitas program dapat diukur.
· Isi Program
Isi program ditentukan oleh identifikasi kebutuhan-kebutuhan dan sasaran-sasaran latihan. Program mungkin berupaya untuk mengajarkan berbagai ketrampilan tertentu, menyampaikan pengetahuan yang dibutuhkan atau mengubah sikap. Apapun isinya, program hendaknya memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi dan peserta.
· Prinsip-prinsip Belajar
Ada beberapa prinsip kerja (learning principles) yang bisa digunakan sebagai pedoman tentang cara-cara belajar yang paling efektif bagi para karyawan. Prinsip-prinsip ini adalah program bersifat partisipatif,relevan, pengulangan dan pemindahan, serta memberikan umpan balik mengenai kemajuan para peserta latihan.
· On-the-job Training
Tekhnik-tekhnik “on-the-job” merupakan metode latihan yang paling banyak digunakan. Karyawan dilatih tentang pekerjaan baru dengan supervise langsung seorang “pelatih” yang berpengalaman.berbagai macam tekhnik ini yang biasa digunakan dalam praktek addalah sebagai berikut :
1. Rotasi Jabatan
2. Latihan Instruksi Pekerjaan
3. Mmagang
4. Coachinh
5. Penugasan sementara
· Metode-metode Simulasi
Diantara metode-metode simulasi yang paling umu digunakan adalah sebagai berikut :
1. Metode Studi Kasus Karyawan yang terlibat dalam tipe latihan ini diminta untuk mengidentifikasikan masalah-masalah, menganalisa situasi dan merumuskan penyelesaian-penyelesaian alternativ.
2. Role Playing
Tekhnik ini merupakan suatu peralatan yang memungkinkan para karyawan (peserta latihan) untuk memainkan berbagai peran yang berbeda. Digambarkan dalam suatu episode dan diminta untuk menanggapi para peserta lain yang berbeda perannya. Tekhnik role playing dapat mengubah sikap peserta, seperti menjadi lebih toleransi terhadap perbedaan individual dan mengembangkan ketrampilan antar pribadi.
3. Business Games
Business management (game) adalah suatu simulasi pengambilan keputusan skala kecil yang dibuat sesuai dengan situasi kehidupan bisnis nyata.
4. Vestibule Training
Bentuk latihan ini dilaksanakan bukan oleh atasan tetapi oleh pelatih-pelatih khusus. Area-area terpisah dibangun dengan berbagai jenis peralatan sama seperti yang akan digunakan paada pekerjaan sebenarnya.
5. Latihan Laboratorium
Tekhnik ini adalah suatu bentuk latihan kelompok yang terutama digunakan untuk mengembangkan ketrampilan-ketrampilan antar pribadi.
6. Program-program Pengembangan Eksekutif
Program-program ini biasanya diselenggarakan di universitas atau lembaga-lembaga pendidika lainnya.
Teknik-teknik Presentasi Informasi
Tujuan utama teknik-teknik presentasi informasi adalah untuk mengajarkan berbagai sikap, konsep atau ketrampilan kepada para peserta. Metode-metode yang biasa digunakan :
1. Kuliah
2. Presentasi Video
3. Metode Konperensi
4. Programmed Instruction
5. Studi Sendiri
Ø Pemberian Kompetensi Kepada Karyawan
Kompensasi adalah pemberian finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan motivator untuk melaksanakan pekerjaan yang akan dating. Hal ini adalah masalah yang membingungkan bagi personalia karena mempengaruhi sudut pandangan para karyawan.
Penentuan KompensasiTiga faktor penentu praktek mnajemen dan kebijaksanaan :
· Kesediaan membayar. (memberi upah secara adil adalah pernyataan yang tidak berlebihan bagi para manajer. Karena itu manajer, berharap bahwa karyawan bekerja sesuai upah yang mereka terima. Manajer juga harus memotivasi bawahannya agar upah yang lebih dapat mereka terima)
· Kemampuan membayar. (dalam jangka panjang, realisasi pemberian kompensasi tergantung pada kemampuan finansial dari perusahaan. Faktor penurunan produktivitas karyawan dan inflasi akan mempengaruhi pendapatan nyata karyawan)
· Perayaratan – persyaratan pembayaran. (dalam jangka pendek, penggajian sangat terganting pada tekanan eksternal, contoh, pemerintah, organisasi karyawan, kondidi permintaan dan penawaran SDM dan pesaing).
Proses Penyusunan PersonaliaProses penyusunan personalia adalah serangkaain kegiatan yang dijalankan secara berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi dengan SDM, posisi, dan waktu yang tepat. Proses ini dilaksanakan dalam dua lingkungan yang berbeda yaitu lingkungan eksternal dan lingkungan internal. Unsur – unsurnya terdapat dalam organisasi. Langkah – langkah proses ini mencakup:
· Perencanaan sumber daya manusia : dirancang untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi.
· Penarikan : berhubungan dengan pengadaaan calon – calon yang sesuai dengan rencana sumber daya manusia.
· Seleksi : penilaian dan pemilihan para calon personalia.
· Pengenalan dan orientasi : dirancang untuk membantu para calon yang terpilih dapat menyesuaikan diri.
· Latihan dan pengembangan : bertujuan untuk meningkatkan kemampuan individu dan kelompok demi efektivitas organisasi.
· Penilaian pelaksanaan kerja : membandingkan pelaksanaan kerja perseorangan dan tujuan-tujuan yang dikembangkan untuk posisi tersebut.
· Pemberian balas jasa dan penghargaan : digunakan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan motivasi untuk pekerjaan selanjutnya.8.Perencanaan dan Pengembangan karir mencakup promosi, demosi, penugasan kembali, pemecatan, dan pensiun.
Ø Perencanaan Sumber Daya Manusia
Suatu perusahaan atau organisasi yang baik dan bertanggungjawab serta ingin memelihara kesinambungan bisnis dalam jangka panjang, harus sudah memikirkan kepeduliannya pada saat awal pendirian perusahaan, yaitu dengan cara menetapkan visi, misi dan tujuan perusahaan. Dalam perkembangannya, budaya organisasi dan perubahan global akan mempengaruhi tiga hal tersebut Visi merupakan suatu pernyataan ringkas tentang cita-cita organisasi yang berisikan arahan yang jelas dan apa yang akan diperbuat oleh perusahaan di masa yang akan datang. Untuk mengujudkan visi tersebut maka perusahaan melakukan pengembangan misi yang akan dijalani dalam tiap aktivitas; Misi merupakan penetapan tujuan dan sasaran perusahaan yang mencakup kegiatan jangka panjang tertentu dan jangka pendek yang akan dilakukan, dalam upaya mencapai visi yang telah ditetapkan; Tujuan perusahan adalah mencapai keuntungan maksimum.
Pernyataan tentang visi dan misi yang jelas harus sesuai dengan budaya dan kebutuhan perusahaan dan kebutuhan pasar sehingga dapat menumbuhkan komitmen karyawan terhadap pekerjaan dan memupuk semangat kerja karyawan, menumbuhkan rasa keharmonisan di dalam kehidupan kerja karyawan, dan menumbuhkan standar kerja yang prima. Rumusan visi yang jelas akan mengantarkan perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Namun, semua hal tersebut belum dapat berfungsi dengan baik, jika tidak diimbangi dengan strategi yang tepat dalam penerapannya. Dengan demikian, rumusan visi, misi dan tujuan perusahaan perlu ditetapkan dalam suatu strategi yang tertuang dalam kebijakan perusahaan.
Salah satu kunci keberhasilan suatu perusahaan adalah bergantung pada kinerja sumberdaya manusia yang secara langsung atau tidak langsung memberi kontribusi pada perusahaan, yang meliputi pemangku kepentingan eksternal (stake holders) dan kepentingan internal (karyawan) yang dimiliki oleh perusahan. Untuk memperoleh kinerja optimal dari keberadaan karyawan dalam perusahaan maka perusahaan perlu menetapkan strategi yang tepat, yaitu dengan memikirkan bagaimana mengelola karyawan agar mau mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.
Manfaat Perencanaan SDM:
· Mengoptimalkan SDM yg sudah ada
· SDM yang sudah ada akan dapat dimanfaatkan dengan baik apabila organisasi telah melakukan inventarisasi SDM. Inventarisasi tersebut mencakup : jumlah tenaga kerja, kualifikasi tenaga kerja, masa kerja, pengetahuan /ketrampilan yang dimiliki, bakat/minat yang perlu dikembangkan. Hasil inventarisasi tersebut dapat digunakan untuk promosi, mutasi ,peningkatan kemampuan karyawan.
Ø Penarikkan dan Seleksi Karyawan
Setelah menetukan kebutuhan personalia organisasi, langkah selanjutnya adalah penarikan karyawan dari sumber internal dan eksternal perusahaan tersebut. Lalu menyeleksi para calon karyawan yang tersedia dari hasil penarikan.
· Penarikan Personalia
Rekruitmen berhubungan derngan pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi, termasuk dengan jabatan – jabatan yang tersedia.Metode yang digunakan untuk menarik personalia beragam, dalam industry yang berbeda dan lokasi yang berbeda. Banyak manajer pasif, hanya menunggu pelamar dan ada pula yang menggunakan pendekatan agresif. Metode yang biasa digunakan adalah pengiklanan, penggunaan tenaga honorer, rekomendasi dari karyawan yang bekerja,penarikan melalui lembaga – lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer.
· Seleksi Personalia
Seleksi adalah pemilihan seseorang tertentu dari beberapa kelompok potensial untuk melaksanakan jabatan tertentu. Secara teori, seleksi tampak sederhana. Manajemen memutuskan kemampuan individu untuk melaksanakan pekerjaan secara efektif. Lalu Manajer melihat prestasi pelamar di masa lampau dan memilih individu yang memenuhi persyaratan suatu jabatan. Tapi dalam prakteknya, seleksi adalah bagian yang sangat rumit. Prestasi masa lampau merupakan penunjuk terbaik di masa depan. Yang telah dilakukan di masa lalu (pengalaman kerja, nilai saat sekolah, kegiatan ekstrakurikuler) adalah unsur yang paling tepat tentang apa yang akan dilakukan kemudian. Pemilihan karyawan “tepat” untuk jabatan yang sesuai sangat membantu kemajuan organisasi.Prosedur seleksi adalah berbagai prosedur untuk membandingkan pelamar dengan syarat jabatan yang tersedia. Langkah – langkah yang biasa digunakan dalam seleksi adalah:
1. Wawancara pendahuluan
2. Pengumpulan data pribadi
3. Pengujian
4. Wawancara yang lebih mendalam
5. Pemeriksaan referensi prestasi
6. Pemeriksaan kesehatan
7. Keputusan pribadi8. Orientasi jabatan
Ø Latihan dan Pengembangan Karyawan
Para karyawan lama yang telah berpengalaman mungkin memerlukan latihan untuk mengurangi atau menghilangkan kebiasaan-kebiasaan kerja yang jelek atau untuk memperlajari ketrampilan-ketrampilan baru yang akan meningkatkan prestasi kerja mereka.
Program-program latihan tidak hanya penting bagi individu, tetapi juga organisasi dan hubungan manusiawi kelompok kerja, dan bahkan bagi Negara.
· Penilaian dan Identifikasi Kebutuhan
Untuk memutuskan pendekatan yang akan digunakan organisasi mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan latihan dan pengembangan.
· Sasaran-sasaran Latihan dan Pengembangan
Sasaran ini mencerminkan perilaku dan kondisi yang diinginkan, dan berfungsi sebagai standar-standar dengan mana prestasi kkerja individual daan efektivitas program dapat diukur.
· Isi Program
Isi program ditentukan oleh identifikasi kebutuhan-kebutuhan dan sasaran-sasaran latihan. Program mungkin berupaya untuk mengajarkan berbagai ketrampilan tertentu, menyampaikan pengetahuan yang dibutuhkan atau mengubah sikap. Apapun isinya, program hendaknya memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi dan peserta.
· Prinsip-prinsip Belajar
Ada beberapa prinsip kerja (learning principles) yang bisa digunakan sebagai pedoman tentang cara-cara belajar yang paling efektif bagi para karyawan. Prinsip-prinsip ini adalah program bersifat partisipatif,relevan, pengulangan dan pemindahan, serta memberikan umpan balik mengenai kemajuan para peserta latihan.
· On-the-job Training
Tekhnik-tekhnik “on-the-job” merupakan metode latihan yang paling banyak digunakan. Karyawan dilatih tentang pekerjaan baru dengan supervise langsung seorang “pelatih” yang berpengalaman.berbagai macam tekhnik ini yang biasa digunakan dalam praktek addalah sebagai berikut :
1. Rotasi Jabatan
2. Latihan Instruksi Pekerjaan
3. Mmagang
4. Coachinh
5. Penugasan sementara
· Metode-metode Simulasi
Diantara metode-metode simulasi yang paling umu digunakan adalah sebagai berikut :
1. Metode Studi Kasus Karyawan yang terlibat dalam tipe latihan ini diminta untuk mengidentifikasikan masalah-masalah, menganalisa situasi dan merumuskan penyelesaian-penyelesaian alternativ.
2. Role Playing
Tekhnik ini merupakan suatu peralatan yang memungkinkan para karyawan (peserta latihan) untuk memainkan berbagai peran yang berbeda. Digambarkan dalam suatu episode dan diminta untuk menanggapi para peserta lain yang berbeda perannya. Tekhnik role playing dapat mengubah sikap peserta, seperti menjadi lebih toleransi terhadap perbedaan individual dan mengembangkan ketrampilan antar pribadi.
3. Business Games
Business management (game) adalah suatu simulasi pengambilan keputusan skala kecil yang dibuat sesuai dengan situasi kehidupan bisnis nyata.
4. Vestibule Training
Bentuk latihan ini dilaksanakan bukan oleh atasan tetapi oleh pelatih-pelatih khusus. Area-area terpisah dibangun dengan berbagai jenis peralatan sama seperti yang akan digunakan paada pekerjaan sebenarnya.
5. Latihan Laboratorium
Tekhnik ini adalah suatu bentuk latihan kelompok yang terutama digunakan untuk mengembangkan ketrampilan-ketrampilan antar pribadi.
6. Program-program Pengembangan Eksekutif
Program-program ini biasanya diselenggarakan di universitas atau lembaga-lembaga pendidika lainnya.
Teknik-teknik Presentasi Informasi
Tujuan utama teknik-teknik presentasi informasi adalah untuk mengajarkan berbagai sikap, konsep atau ketrampilan kepada para peserta. Metode-metode yang biasa digunakan :
1. Kuliah
2. Presentasi Video
3. Metode Konperensi
4. Programmed Instruction
5. Studi Sendiri
Ø Pemberian Kompetensi Kepada Karyawan
Kompensasi adalah pemberian finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan motivator untuk melaksanakan pekerjaan yang akan dating. Hal ini adalah masalah yang membingungkan bagi personalia karena mempengaruhi sudut pandangan para karyawan.
Penentuan KompensasiTiga faktor penentu praktek mnajemen dan kebijaksanaan :
· Kesediaan membayar. (memberi upah secara adil adalah pernyataan yang tidak berlebihan bagi para manajer. Karena itu manajer, berharap bahwa karyawan bekerja sesuai upah yang mereka terima. Manajer juga harus memotivasi bawahannya agar upah yang lebih dapat mereka terima)
· Kemampuan membayar. (dalam jangka panjang, realisasi pemberian kompensasi tergantung pada kemampuan finansial dari perusahaan. Faktor penurunan produktivitas karyawan dan inflasi akan mempengaruhi pendapatan nyata karyawan)
· Perayaratan – persyaratan pembayaran. (dalam jangka pendek, penggajian sangat terganting pada tekanan eksternal, contoh, pemerintah, organisasi karyawan, kondidi permintaan dan penawaran SDM dan pesaing).
Langganan:
Postingan (Atom)